Evidența operativă a clientilor

Dacă ne gândim bine, nu balanța este cel mai important document pentru o firmă, nici bilanțul, nici diversele jurnale.

Cel mai important lucru pe care trebuie să-l știe cel care administrează o firmă este să stie cine trebuie să-i dea bani și câti bani trebuie să primească. Si trebuie să știe aceste lucruri imediat, nu după o lună sau după un trimestru când îi face contabilul o situație.

Deci unei firme îi este necesară, în primul rând, o bună evidență operativă a clienților, evidență care să fie ținută obligatoriu în timp real.

In general administratorii dispun de o astfel de evidență.

Din păcate unii o țin într-un caiet, alții își pun angajații să facă un tabel în Excel…

Pentru că fiecare administrator sau operator de calculator înțelege altfel cum să țină astfel de evidențe se ajunge la situația în care toate aceste tabele cuprind informații care nu interesează pe nimeni dar care ne fac mândri pentru că le deținem, sau cuprind informații redundante și oricum toată nebunia asta cu excelurile presupune un foarte mare consum de muncă, mai ales că cei care nu înțeleg ce trebuie să facă se pierd în o mulțime de amănunte inutile și celule colorate.

După care angajatul pleacă să lucreze în altă parte și nimeni nu mai înțelege nimic din tabelele acelea.

S-a ajuns astfel la situația în care dispunând de toată tehnica din lume unii au evidențe mai proaste decât în urmă cu 30 de ani când toate evidențele erau ținute cu creionul chimic pe fișe de cont din hârtie.

Deoarece rapoartele referitoare la clienți fac diferența dintre un simplu program de facturare și o ceea ce se numește un CRM (Customer Relationship Managament), în continuare vom învăța cum să obținem fărănici o muncă suplimentară niște evidențe ale clientilor care să nu conțină nimic inutil dar care să conțină totuși toate informațiile necesare administratorului.

1. Soldurile clienților

Aceasta este cea mai simplă situație a clienților și în ciuda simplității ei, este și cea mai utilă.

Practic este vorba despre o listă din care aflăm cine și ce trebuie să ne plătească.

Pentru că tot listăm o foaie de hârtie pe lista cu soldurile clienților se mai pot adăuga și rulajele debitoare (adică suma facturată clientului) și rulajele creditoare (adică ce ne-a plătit clientul respectiv).

Este perfect dacă situația cu soldurile clienților poate fi consultată aplicându-se diverse criterii de filtrare

Fișa clientului

Dacă vrem să aflăm ce sume am facturat unui anumit client, care sunt facturile respective și când și cu ce documente am încasat ce aveam de încasat de la acel client, fișa clientului este documentul cel mai potrivit.

Fișa clientului este un raport care afișează, în ordine cronologică, toate operațiile economice după documentele de evidență: facturi, chitanțe și alte operațiuni, introduse de către utilizator.

La fel ca și în situația cu soldurile furnizorilor, pe coloana “Debit” vom afla care este valoarea facturii, pe coloana “Credit” vom afla care este valoarea încasării iar în coloana “Sold” vom afla cât are să ne dea clientul la momentul respectiv.

Există și niște totaluri lunare, astfel încât cei interesați pot să afle dintr-o privire cât s-a facturat și cât s-a încasat în luna respectivă.

Balanța analitică a clienților

Din balanța analitică a clienților putem afla cât s-a facturat de la începutul anului, cât s-a facturat în cursul lunii curente, cât s-a încasat în lunile precedente și cât s-a încasat în cursul lunii pentru un anumit client, cât și pentru toți clienții firmei.

Situația clienților pe termene scadente

Cui i-am facturat, cu ce document, suma facturată, termenul de plată, când s-a plătit, cât s-a plătit, dcumentul de plată și bineînțeles soldul, toate pot fi găsite în acest raport

Chiar dacă operatorul nu a completat toate datele necesare împerechierii facturilor cu încasările (uneori acest lucru nici nu este posibil pentru că în general plătim clientul, nu o factură oparecare, ceea ec înseamnă că o plată poate cuprinde o parte de factură sau contravaloarea mai multor facturi), în majoritatea cazurilor programul va reuși să facă această împerechere folosind algoritmi asemănători gândirii umane.

Centralizator facturi emise, facturi anulate, încasări

Diverse rapoarte care pot fi folosite pentru diverse scopuri, de exemplu confruntarea cu originalele pentru a verifica corectitudinea operării, sau pur și simplu pentru a fi folosite ca un fel de cuprins/opis al documentelor respective.

Centralizator produse/servicii

Poate dorim la un moment dat să stim cine a cumpărat de la noi un produs oarecare, sau ce produse a cumpărat un anumit client, sau ce a vândut un anumit agent,sau pur și simplu să știm care sunt clienții noștri dintr-o anumită localitate.

La toate acested întrebări va folosi acest “briceag elvețian” al evidenței operative a clienților.

Grafice

Se spune că o imagine face cât 1000 de cuvinte.

De aceea nu se putea să nu existe și posibilitatea de a vizualiza niște grafice referitoare la clienți.

Putem face tot felul de combinații, să comparăm vânzările pentru lunile unui an, să comparăm un an cu un alt an, să comparăm vânzările cu încasările sau ofertele cu vânzările, etc.

Extrase de cont

Nu este vorba despre extrase de cont de la bancă ci despre acel document pe care este înscris soldul clientului, document care periodic, de obicei odată cu efectuarea inventarierii anuale, este trimiș clienților, iar aceștia ne restituie confirmarea soldului respectiv

Lista cu datele clienților

Vin sărbătorile, poate aveți nevoie de o listă cu adresele clienților să le trimiteți cadouri.

Sau poate vreți să-i sunați pentru a le spune “La mulți ani”.

Această opțiune funcționează în mod asemănator cu un “Rolodex”

După cum veți putea observa dacă veți folosi programele care cuprind aceste opțiuni, acolo unde este acest lucru v-ar putea ajuta există posibilitatea filtrării sau a sortării datelor pentru a obține niște răspunsuyri cât mai precise pentru interogările dumneavoastră.

Totodată pentru a putea genera alte situații care nu sunt prevăzute în program, există posibilitatea exportului în format xls.

Anton Kovacs