Fluxul operaţional, evidenţa operativă şi contabilitatea operaţiuniilor de alimentație publică

Cu toate că nu este mult mai complicată decât evidența operațiunilor de producție., evidența operativă a operațiunilor care au loc în unitățile de alimentație publică este tratată, greșit în majoritatea cazurilor.

De obicei greșeala provine din interpretarea greșită a textului din Ordinul 3512, litera D, punctul 30, unde se spune:

 “Metoda global-valorică se poate utiliza pentru contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor din unitățile de desfacere cu amănuntul”.

Dacă citim cu atenție textul constatăm că este vorba strict despre mărfuri și ambalaje.

Definiția aproximativă a mărfurilor este că acestea sunt bunuri achiziționate pentru a fi vândute ca atare, fără a suferi transformări esențiale.

Astfel, cartofii în saci, de exemplu, sunt mărfuri dacă sunt vânduți ca atare, fie în saci fie vărsați, dar nu prea respectă definiția mărfurilor când vorbim despre un restaurant unde cartofii sunt vânduți sub formă de cartofi prăjiți, cu excepția situației în care este un restaurant pentru oameni mai originali, cărora li se servesc cartofi cruzi în coajă.

Cu toate că foarte mulți contabili consideră că este normal să folosim metoda global valorică atnci când cumpărăm făină și vindem pizza, este bine totuși să ținem cont de faptul că METODA GLOBAL-VALORICA SE POATE UTILIZA NUMAI PENTRU CONTABILITATEA MARFURILOR, adică a bunurilor achiziționate pentru a fi vândute ca atare, fără a suferi transformări esențiale.

In consecință putem să folosim această metodă atunci când cumpărăm savarine și Cola și le vindem ca atare în cofetăria proprie, cănd cumpărăm merdenele congelate pe care le coacem și le vindem în patiserie, dar nu putem să o folosim când cumpărăm lăptuci și șuncă și vindem Carpacio.

O altă greșeală frecventă care se face în cazul evidenței la unitățile de alimentație publică este  modalitatea greșită de descărcare a bunurilor din gestiuniile de materiale sau produse finite.

Fie din lene, fie că nu prea înțeleg ce fac, mulți contabili descarcă gestiuniile pe baza unor rețetare.

Să presupunem că rețetarul spune că la produsul “Ceafă de porc la grătar” se folosesc 200 gr de carne, 300 gr. cartofi care vor fi prăjiți, 1 gram de sare și 2 grame de ulei.

Folosind metoda descărcării din gestiune pe bază de rețetar, pe bonul de consum vor fi înscrise exact aceste cantități și produse.

Dar în realitate lucrurile se întâmplă cu totul altfel:

Bucătarul merge la magazie și nu taie din bucata aia de cotlet exact o felie de 200 de grame ci ia toată bucata, care cântărește poate 1-2 klograme,  din magazie, o duce în bucătărie unde taie bucățica necesară pentru un grătar și bagă restul de carne în frigider.

Același bucătar nu ia din magazie un cartof și jumătate, care curățat și feliat ar constitui pronbabil materia primă necesară pentru o porție de cartofi prăjiți, ci probabil va lua un săcutele de 2.5 sau 5 Kg, din care curăță câțiva cartofi și restul îi păstează la îndemână până când mai are nevoie.

In nici un caz în magazia restaurantului nu există o balanță farmaceutică cu ajutorul căreia vom cântări un gram de sare ci bucătarului i se va elibera o întreagă pungă de sare din care va folosi în funcție de necesități.

Există și posibilitatea ca bucătarul, care nu este un matematician ci un fel de artist care lucrează în funcție de inspirație și ținând cont de o mulțime de factori care pot influența gustul unui aliment, să modifice puțin rețeta, de exemplu, dacă ciorba i se va părea puțin prea acidă va pune în aceasta puțin leuștean în loc de pătrunjel, pentru a o mai îndulci puțin.

Din păcate programul nostru care descarcă gestiunea pe baza unei rețete va descărca din gestiune o anumită cantitate de pătrunjel, în loc să descarce o cantitate oarecare de leuștean.

Exemplele în acest sens pot fi nenumărate și pot fi întâlnite nu numai în alimentația publică ci și în construcții sau nenumărate alte domenii.

Dacă folosim ca metodă de descărcare din gestiune “metoda de descărcare calculată după rețetar” nu numai că nu reflectăm fidel operațiuniile efectuate ci din contră, provocăm un adevărat haos, nimic nu corespunde cu realitatea și în cel mai scurt timp cineva fie că se va îmbogăți fie altcineva va înfunda pușcăria.

In consecință, niciodată nu operați ieșirile din gestiune în funcție de niște rețete, indiferent cât de precise sunt acestea ci întotdeauna înscrieți în documentul de eliberare exact bunurile și cantitățile care au ieșit pe ușa magaziei.

Iar dacă contabilul dumneavoastră folosește această metodă de descărcare a gestiunii, sau dacă programul dumneavoastră descarcă gestiunea în baza unor rețete, concediați contabilul și schimbați programul cu unul adevarat.

După ce am învățat cum nu trebuie să facem, în continuare vom învăța care sunt pașii care trebuie parcurși pentru întocmirea unei evidențe corecte a fluxului operațional într-o unitate de alimentație publică, evidență care va reflecta cât se poate de fidel operațiunile efectuate.

In principiu, din punct de vedere al fluxului informațional, putem întâlni două categorii de unități de alimentație publică:

1,. Unități de alimentație publică care cumpără materii prime, le prelucrează după care vând preparatele obținute, astfel încât produsul vândut a suferit trasnformări esențiale și este complet diferit de materiile prime achiziționate.

Exemple de astfel de unități sunt restaurantele care dispun de o bucătărie în care se prepară mâncarea vândută clienților, indiferent de complexitatea acestor preparate, șaormeriile care cumpără lipii, carne, cartofi, roșii și verze și tot felul de sosuri, după care toate aceste materii prime se toacă, se prăjesc, se mărunțesc, se combină și rezultă șaorma, care nu mai seamănă nici cu o varză, nici cu niște cartofi, nici cu o halcă de carne, etc.

2. Unitățile de alimentație publică care cumpără produse sau semipreparate care ulterior se vând ca atare sau în urma unor prelucrări minore, de exemplu patiseriile care cumpără semipreparate congelate care sunt coapte sau fierte înainte de vânzare, cofetăriile care cumpără de la laboratoarele de cofetărie prăjituri pe care le vând ca atare, barurile care cumpără băuturi alcoolice sau răcoritoare pe care le vând ca atare etc.

Astfel, o merdenea cumparată congelată poate fi recunoscută în merdeneaua coaptă într-un cuptor înainte de vânzare, savarina este identică cu cea cumpărată în urmă cu o zi, la fel și sticla de cola este identică cu cea cumpărată anterior.

De multe ori întâlnim variante combinate, de exemplu restaurante care prepară mâncarea vândută, dar vând și prăjituri fabricate în alte părți sau diverse băuturi, țigări etc.

1. La unitățile de alimentație publică care transformă materia primă în produse finite care vor fi ulterior vândute evidența operativă și cea contabilă sunt identice, până la un anumit punct, cu evidențele oricărei unități de producție.

Primul pas este achiziția materiilor prime.

Fie că este vorba despre carne, despre pește, legume și fructe, achiziționate de la producători sau de la micii producători din piețe, la achiziție acestea vor fi însoțite de un document, fie o factură fie un borderou de achiziție.

Dacă produsele achiziționate au fost plătite cu numerar înseamnă că avem și o chitanță sau un bon de casă:

Pentru a transfera responsabilitatea în privința bunurilor achiziționate de la delegatul care a achiziționat bunurile la gesionarul care va răspunde de acestea, după ce au fost numărate, cântărite și verificate din punct de vedeer al calității, se va întocmi o Nota de Recepție (NIR).

Deoarece la depozitul de materii prime se folosește o evidență cantitativ-valorică la preț de achiziție, prețul la care vor fi înregistrate mărfurile în gestiune va fi prețul de achiziție, adică exact cel înscris pe factura de la furnizor:

Bineînțeles că vom face câte o notă de recepție pentru fiecare factură de la furnizori.

Fie o face programul pe care îl folosim, fie o facem noi dacă programul nu știe, dar cineva va trebui să înscrie bunurile recepționate în fișa de magazie.

Se va întocmi câte o fișă de magazie pentru fiecare produs și pentru fiecare preț, ceea ce îbnseamnă că, de exemplu, pentru cartofii cu prețul de 2 lei se va întocmi o fișă de magazie, iar pentru cartofii cu prețul de 3 lei se va întocmi o altă fișă de magazie.

In această fișă de magazie se vor înscrie toate intrările bunurilor de același fel și cu același preț.

In funcție de necesități, periodic din magazie se vor elibera către bucătăria unității  diverse sortimente și cantități de materii prime.

La eliberarea acestora se va întocmi Bonul de consum, un document în care sunt înscrise bunurile eliberate din magazie la un moment dat. Bonul de consum va fi semnat atât de către gestionar, cât și de către primitor, care astfel adeverește că își asumă responsabilitatea pentru bunurile primite și înscrise în acel document.

Așa cum spuneam mai sus, cantitățile de materii prime eliberate din magazie nu pot fi identice cu cele necesare într-un anumit interval de timp, nu vom sparge punga de sare pentru a cântări doar 2 grame, cât ar fi necesar la bucătărie, la fel nu vom elibera de fiecare dată câte doi cartofi și jumătate, cât ar fi necesar pentru o porție de cartofi prăjiți, ci de multe ori suntem obligați să eliberăm materiile prime în funcție de ambalajul acestora sau în funcție de alte criterii, astfel că la bucătărie va pleca o pungă cu un kg de sare, sau un săculeț cu 2 Kg de cartofi, sau o întreagă stioclă cu ulei.

Intotdeauna pe bonul de consum se vor înscrie exact cantitățile eliberate din magazie, nu cantități stabilite pe baza a nu știu căror rețete sau calcule savante care nu au legătură cu realitatea.

Bonul de consum nu se întocmește când vrem noi, sau când avem timp, sau la sfârșitul lunii ci în momentul în care bunurile sunt eliberate din magazie. In momentul când bunurile au ieșit pe ușa magaziei bonul de consum trebuie să fie deja întocmit și semnat de către primitor.

Este necesară o mențiune:

Am spus mai sus depre o magazie.

In cazul unităților care depășesc o anumită mărime este sigur că există o magazie, nu este posibil să păstrezi mormanul cu saci de cartofi mizerabili în aceeași încăpere în care tranșezi carnea.

Dar există unități micuțe în care aprovizionarea se face aproape zilnic cumpărându-se aproximativ cantitățile care vor fi folosite în acea zi și unde nu există o magazie propriuzisă.

Chiar și în acest caz înregistrarea materiilor prime, și eliberarea acestora se va face respectând regulile menționate aici, se va întocmi un NIR și pentru că materiile prime nu sunt stocate într-o magazie ci sunt trimise către secția de producție consumul se va face pentru toată cantitatea care a intrat în această secție.

La fel ca și nota de recepție, și cantitățile înscrise pe bonul de consum vor fi operate în fișele de magazie corespunzătoare, urmănd ca stocul din fișe să fie riguros egal cu stocurile aflate pe rafturile magaziei.

Am ajuns la momentul în care în bucătărie se află materiile prime necesare iar pe ușa intră primul client, care comandă o porție de grătar cu salată și cartofi prăjiți. Intră și al doilea client care comandă niște papanași. Altul comanda Carpacio. Sau supă de mazăre.

Bucătarii vor zburda de la un cuptor la altul și de la o oală la alta și vor căuta să prepare mâncărurile comandate.

Bineînțeles că nici aici nu este farmacie, atunci când bucătarul ia o mână de făină ca să o presare peste aluat nu va lua exact 15 grame, cât scrie într-o rețetă ci va lua o mână de făină, pot să fie 10 grame dar pot să fie și 30 de grame.

Sau, dacă ciorba este prea sărată mai aruncă și un cartof în ea, să o mai desăreze, cu toate că în rețeta pentru ciorba respectivă nu sunt incluși cartofi.

Bineînțeles că cei care prepară mâncărurile respective nu vor avea timp să facă note de predare pentru fiecare oală de ciorbă sau pentru fiecare scoică prăjită cu ciocolată.

Practic în acest moment nu avem cum să știm câți cartofi am prăjit, sau câte clătite am făcut.

De aceea birocrația va fi lăsată pentru un moment ulterior.

Am ajuns la momentul în care lanțul a ajuns la sfârșit iar clientul sătul și mulțumit de mâncarea consumată se mângâie pe burtă și cere să i se facă plata.

Cu această ocazie odată cu încasarea banilor i se va întocmi un bon de casă, bon pe care vor fi înscrise denumirile produselor consumate, cantitatea și valoarea acestora.

Si astfel am ajuns să completăm și noi lanțul din care lipsea o verigă,

Înregistrarea produselor finite.

Așa cum am văzut mai sus, în timp ce prăjeam cartofii și uleiul din tigaie se aprinsese nu prea ne ardea de făcut bonuri de predare. Oare cum o să le facem mai târziu, când nu prea mai știe nimeni câți cartofi am prăjit și câte sarmale am fiert?

Nimic mai simplu.

Periodic casa de marcat ne poate furniza rapoarte cu tot ceea ce s-a vândut, fie raport Z pentru vânzări zilnice, fie rapoarte lunare sau pentru alte perioade.

Si pe baza acestor rapoarte vom face nota de predare, notă care este în esență un centralizator al bunurilor produse în perioada respectivă.

Eventual, pentru ca pe viitor să putem demonstra că nu am scris cine știe ce aiureli în nota aceea de predare, putem să lipim în spatele ei o copie a Z-ul pe baza căruia am făcut-o.

Dacă suntem niște perfecționiști putem să inventariem cantitățile de materii prime care încă se află în bucătărie la sfârșitul perioadei și să facem o notă de restituire către magazie a acestora, notă de restituire dublată de un bon de consum cu aceleași cantități, bon care se va înregistra în prima zi a perioadei următoare, astfel încât consumurile înregistrate în cursul perioadei să fie riguros egale cu cantitățile de materii prime aruncate în oală.

Dacă în ceea ce am citit până acum înlocuim supele, ciorbele și cefele cu whisky, vodca, gin, cafea, zahăr etc vom obține modul de lucru al unui bar, unde din diferite băuturi care se amestecă se obțin coctailuri, din zahăr, praf de cafea sau praf de cafea solubilă se obțin tot felul de cafele și din portocale storcoșite se obține fresh de portocale.

Nici în această situație consumul nu se face cântărind cu o balanță Zender cantitatea de whisky care se încălzește pentru ca mai târziu, în combinație cu alte bunătăți să se obțină Irish Cofee, ci, la fel ca în cazul zarzavaturilor dintr-o bucătărie, sticla de băutură este dată în consum când a ieșit din magazie, sau când i s-a desfăcut pentru prima oară dopul.

La fel cafeaua se dă în consum în momentul în care iese din magazie sau, depinde de organizarea respectivei cârciumi, când se desface pentru prima oară ambalajul pachetului de cafea, ambalajul pungii de zahăr sau al cutiei de cafea solubilă.

Rezumând și reordonând etapele fluxului informațional, am avut niște achiziții de la furnizorii de materii prime, materii prime care au fost înregistrate în magazie, o parte din materia primă a fost eliberată către bucătăria care din punct de vedere contabil poate fi asimilată cu o secție de producție, în secția de producție au fost preparate produsele finite și acestea au fost înregistrate pe baza notei de predare, iar în final au fost vândute clientului încasarea făcându-se pe baza unui bon de casă.

La sfârșitul perioadei în magazia de materii prime stocul înscris în fișele de magazie este riguros egal cu stocurile de pe rafturi, stocul de produse finite a fost vândut în totalitate, deci este 0, veniturile și cheltuielile au fost înregistrate corect și astfel am demonstrat că suntem niște contabili de excepție care au înregistrat cât se poate de fidel operațiuniile efectuate și nu niște maimuțe care dau click-uri pe butoanele unui program care face și el ceva, ca să avem ce pune în dosare.

A mai rămas o mică problemă, ce facem cu bunurile achiziționate și care sunt vândute ca atare, fie că e vorba despre băuturi, țigări, prăjituri, etc. în situația în care în “magazinul” nostru avem deja produse care sunt înregistrate cantitativ-valoric.

Foarte simplu, le înregistram ca mărfuri, dar nu înregistrăm mărfurile cum facem la butică, global valoric ci le înregistrăm cantitativ-valoric, astfel că vom ști întotdeauna câte savarine, sticle de cola, pachete de Kent avem în gestiune.

Deci vom face o notă de recepție pentru mărfurile cumpărate, o fișă de magazie, iar descărcarea mărfurilor din gestiune va fi făcută pe baza bonurilor de casă sau a centralizatoarelor generate de casa de marcat.

Și facem așa pentru că nu putem ca în aceeași gestiune să folosim și metoda cantitativ-valorică, pentru producția proprie, și metoda global valorică, pentru mărfuri.

Contabilizarea principalelor operațiuni prezentate în documentele exemplificative de mai sus

:

1. Cumpărarea pe bază de factură a materiilor prime;