Opțiunea este destinată generării facturilor în format XML în formatul e-factura.

Ce aveți de făcut pentru a genera o factură în acest format:

Aproape nimic deosebit față de ce ați făcut până acum.

În primul rând verificați să aveți o versiune a programului actualizată, 240301 sau mai mare.

1. Faceți factura în mod normal

2. După validarea facturii dați click pe opțiunea e-factura

sau

1. Pentru generarea fișierului XML accesați opțiunea Listare/Vizualizare

2. Alegeți factura dorită (numai câte una, pe rând)

3. Click pe butonul e-factura

După câteva secunde pe desktop (sau în locul selectat pentru salvarea fișierelor *.xml) va apare un fișier XML care este de fapt e-factura care trebuie încărcată în SPV. Numele fișierului va fi chiar numărul facturii.

Pentru programele Carbon și Graphite veți proceda la fel, accesați opțiunea Listare/Vizualizare ieșiri, selectați factura dorită și click pe E-factura. Și acolo veți găsi un buton “e-factura” în frormularul de întocmire al facturii.

Cam atât.

Ulterior băgați tokenul acela în calculator, încărcați fișierul pe site-ul www.anaf.ro, sau la acest link https://app.anaf.ro/ANAF/static/status.html, veți primi o confirmare că totul este OK și cu asta ați terminat. Dacă nu merge din prima, mai încercați până merge. in principiu nu terbuie să dați decât 3 click-uri de mouse.

Este posibil să nu primiți confirmarea imediat, aceasta poate să vină și după 5 minute dar și după 2 zile, în funcție de cât de solicitat este sistemul de la ANAF.

Nu, fișierul nu se încarcă singur.

Cel puțin deocamdată.
De ce?
Pentru ca să nu ne întrebați de ce se întâmplă lucruri asemănătoare cu exemplul de mai jos:

Nu în ultimul rând, puteți să ne rugați să vă ajutăm în cazul unei facturi completate incorect și orice alt lucru care are legătură directă cu programele noastre, dar nu ne întrebați cum puteți să vă configurați semnătura electronică sau cum contabila dumneavoiastră vă poate la acces la semnătura ei electronică, sau de ce  nu puteți să transmiteți o e-factură la o anumită oră. Aceste lucruri nu au legătură cu noi și nu faceți decât să ne faceți să pierdem timpul.

Corectarea facturilor

În acest moment sistemul e-factura, nu cel de la noi ci cel de la ANAF, nu permite corecții. Așa că dacă o factură este greșită și a fost deja încărcată în Spațiul Privat Virtual se va emite o nouă factură prin care factura greșită este stornată și înlocuită cu alta corectă.

Dar dacă este vorba despre o factură care încă nu a fost încărcată pe SPV corecția se va face ca pentru orice factură după care veți genera un nou fișier XML.

Oricum, nu strică să vă uitați puțin la factură pentru a vedea dacă nu ați greșit, dacă prețurile și cantitățile sunt corecte și toate datele sunt completate corect.
Și dacă sunteți într-adevăr conștincioși înainte de a trimite factura în Spațiul Virtual puteți să o verificați accesând opțiunea “Verificare XML” din help-ul programului.

Ce poate să meargă rău?

Trebuie să fiți atenți în primul rând ca datele firmei să fie completate corect, dacă dumneavoastră sau clientul dumneavoastră aveți un cod fiscal de plătitor de TVA (cu RO), codul fiscat trebuie completat cu prefixul RO înaintea codului fiscal, deci nu 999999999 ci RO 999999999. Cu sau fără spațiu între RO și restul codului, acest lucru nu are nici o importanță.

Adresa trebuie completată neapărat înscriind numele localității la început, virgulă, și după aceea restul adresei. Acest lucru este valabil atât pentru adresa dumneavoastră cât și pentru cea a clientului.

La clienții din București, sau dacă firma dumneavoastră este din București, adresa va conține neapărat sectorul. Și cuvântul “SECTOR” acesta va fi scris complet, deci SECTOR1, nu Sect.1. 

Atenție, scrieți sectorul fără spațiu, exact ca în poza de jos, deci SECTOR1, nu SECTOR 1, altfel sistemul nu vă validează factura . Tot pentru adresele din București nu uitați să scrieți la județ “BUCURESTI”

La denumirea județului folosiți doar denumirile înscrise în această normă. Deci, CARAS SEVERIN nu CS sau CARAS sau altceva. Și nu uitați să completați județul.

Pentru facturile externe în locul județului înscrieți țara de destinație folosind codurile înscrise aici.  Deci, nu “Grecia” ci EL, nu “Malta” ci MT

Dacă aveți clienți deja înregistrați la care adresa este în alt format faceți corecțiile necesare folosind opțiunea Corecții date clienți.

La denumirea produselor, denumirea clienților, adresa acestora sau oriunde altundeva folosiți doar caracterele A-Z, a-z, 0-9, nu folosiți caractere speciale. Și nici caractere cu diacritice.

La voucherele înregistrate pentru persoane fizice în locul codului fiscal se va completa CNP-ul (așa cum este el, fără mențiunea CNP sau altceva)

Știu că unora li se pare anormal, și mie, dar sistemul creat de ANAF nu admite, la ora scrierii acestui text, denumiri mai lungi de 100 de caractere. Deci încercați să prescurtați denumirea astfel încât să vă încadreți în această limită.

Acesta este motivul pentru care, chiar dacă programul vă permite să introduceți denumiri mai lungi, în momentul în care se va genera factura în format XML se vor prelua numai primele 100 de caractere din stânga denumirii, pentru a se evita situația în care aceasta nu este validată de sistem din acest motiv.

Nu uitați ca data scadenței și cea a livrării să fie completate, altfel nu merge.

Nu scrieți observații prea lungi, numărul maxim de caractere este de 300.

Unitățile de măsură
Unitățile de măsură folosite în e-factura nu sunt cele cu care ne-am obișnuit, bucăți, metri etc.
In locul acestora sunt folosite unități de măsură care de care mai ciudate, practic găsim în nomenclator unități de măsură ale sistemului internațional metric, la care s-au adăugat unități de masură imperiale, toate combinațiile posibile ale acestora și tot ce le-a mai trecut prin cap celor care au alcătuit acest sistem.
Astfel avem Newton/metru pătrat, Kelwin/Pascal, halbă/secundă și tot ce vă mai trece prin minte.
Și toate aceste unități de măsură sunt codificate de la 01 la XXX.
Partea proastă este că dacă introduceți greșit codul unei unități de măsură, sau o unitate de măsură neacceptată de acest sistem minunat factura vă va fi respinsă.
Pentru a ușura munca celor care folosesc programele noastre am încercat să facem un fel de traducere a unităților de măsură, astfel încât dacă utilizatorul folosește o unitate de măsură cu care este obișnuit, de exemplu dacă pentru bucăți va scrie în coloana corespunzătoare “BUC” sau “BC”, programul va înțelege despre ce este vorba și va face codificarea necesară.
De aceea, pentru a nu avea surprize, este bine să folosiți următoarele unități de măsură:
Metru (metru liniar): METRU, MT, ML sau MTR;
Metru pătrat: MP sau M2
Metru cub: MC sau M3
Kilograme: KG sau KGR
Kilometru: KM
Tone: TN, TON, TONE sau TONA
Bucăți, BC sau BUC
Perechi: PER
Litri: L, LT, LTR sau LITRI
Kilowați: KW
Unități de măsură a timpului: LUNI, ZILE, ORE, sau MIN pentru minute.

Puteți scrie și alte coduri standard ale unităților de măsură, dar atenție ce scrieți acolo.
Dacă la unitatea de măsură nu veți completa nimic, programul va insera automat H87, ceea ce înseamnă bucăți.

La fel se va întâmpla dacă ați scris cine știe ce aiureală la unitatea de măsură, dacă nu este o unitate de măsură acceptată programul va transforma automat unitatea de măsură în H87, adică “bucăți”

Prețuri

Un preț unitar corect nu poate avea mai mult de 2 zecimale,  pentru că în România nu avem sububitate monetară mai mică decât banul.
La acesta se va adăuga cota de TVA și în final se obține prețul de vânzare care include TVA-ul, preț de vânzare care și el va avea 2 zecimale. Și TVA-ul tot 2 zecimale trebuie să aibă.
In nici un caz nu este corect să se procedeze invers, chiar dacă programul poate să facă acest lucru, să se introducă valoarea inclusiv TVA, pe care programul o va împărți la valoarea TVA-ului iar rezultatul va fi împărțit la cantitate.
Pentru că în această situație este posibil să se obțină cu mai mult de două zecimale și după ce acesta va fi rotunjit la 2 zecimale se poate pierde sau “câștiga” câte un bănuț la valoarea totală. Pentru o eroare de 1 bănuț factura vă va fi refuzată.
Iată un exemplu despre ce se întâmplă dacă, de exemplu, se va introduce valoarea de 27000 de lei:

Prețul va fi rotunjit la 2 zecimale, deci va fi 22689.08 și la mai multe poziții ați obținut o factură care nu va fi acceptată.

Dacă nu merge și nu merge, și totuși arde, puteți să apelați la serviciul de completare al e-facturilor pus la dispoziție de către ANAF, care poate fi accesat la linkul menționat AICI.

In cazul în care sistemul ANAF nu vă validează factura și nu vă dați seama singuri care este problema ar fi bine să ne trimiteți un mail la care să atașați fișierul XML generat de programul de facturare, factura în format PDF, și eroarea de la ANAF preluată cu copy&paste. Poate reușim să ne dăm seama care este problema, de obicei e doar un caracter nepermis, o adresă completată incorect, de exemplu fără județ, sau ceva de genul acesta.

Oricum altcineva nu vă va ajuta.

Și mare atenție, trebuie să țineți cont că nu ați încheiat cu noi vreun abonament sau vreun contract de asistență tehnică.
Noi știm că programele noastre fac exact ceea ce am spus că fac, nici mai mult nici mai puțin.
Dacă ceva nu merge înseamnă că ați greșit undeva. NU NE SUNAȚI LA TELEFON ci citiți încă odată acest text, de la început până la sfârșit.

Dacă eroarea este un bănuț mai puțin sau unul mai mult, nu ne sunați de loc deoarece nu veți obține altceva decât să ne enervați, vă va folosi mai mult dacă mai citiți odată mai sus cum se formează un preț corect, cu cel mult 2 zecimale.
Dacă vă ajutăm trebuie să considerați acest lucru ca pe o favoare, nu ca pe o obligație pe care o avem față de dumneavoastră, mai ales că acest suport este gratuit.
De aceea vă rugăm să ne contactați numai prin modalitățile pe care le-am menționat în help-ul programelor și în intervalul orar menționat acolo.

Asta înseamnă nu WhatsApp, nu SMS-uri, nu telefoane ci un e-mail, la care este atașat fișierul XML pe care nu ați putut să-l transmiteți, mesajul de eroare în format *.zip primit de la ANAF și nu ar fi rău să ne trimiteți și factura “normală” în format *.pdf.

Alte informații

Alte informații privind sistemul e-factura puteți citi consultând Ghidul privind utilizarea Sistemului național de facturare electronică RO e-factura

Aici aveți și un video publicat de Ministerul Finanțelor.

Și mai ales, nu ne sunați și nu ne scrieți pentru întrebări care nu au legătură directă cu aplicația noastră. Dacă aveți întrebări sunați-i pe cei de la ANAF sau de la Ministerul de Finanțe.

Factura în format XML nu arată ca o factură “normală” ci mai mult ca și codul unui program informatic. De aceea nu veți înțelege mare lucru din ce scrie acolo.

Dacă doriți totuși să o vedeți cum arată o astfel de factură puteți folosi aplicația pusă la dispoziție pe siteul ANAF care poate fi accesată la adresă menționată AICI

Ca o simplă curiozitate, ceea ce veți obține este ceva asemănător cu ceea ce se vede în poza de jos: