In România sunt probabil câteva sute de mii de mici magazine, așa numitele “boutique”-uri.

Oricine are un astfel de magazin știe că la un moment dat, în fiecare zi, probabil la sfârșitul programului, vânzătorul, care e de multe ori și patron, sau o fată angajată special în acest scop, numită de obicei ““contabila pentru evidență primară” va întocmi notele de recepție pentru mărfurile sosite în ziua respectivă, va înscrie plățile și încasările în Registrul de Casă și va înscrie toate intrările și ieșirile din unitate în Raportul de gestiune sau, în cazul persoanelor fizice autorizate, în Registrul de încasări și plăți.

Toate documentele enumerate mai sus constituie “evidența operativă” a unității și administratorul firmei, nu contabilul, este responsabil pentru întocmirea lor 

Chiar dacă nu este treaba sa, uneori evidența operativă este ținută chiar de contabilul firmei, care va percepe un tarif suplimentar pentru aceasta.

Situația descrisă mai sus este ideală, dar, cu toții știm că sunt extrem de puține mici magazine care să aibe documentele de mai sus întocmite la timp, se ajunge chiar ca la unele firme unde contabilul firmei nu vrea să le întocmească să nu le mai facă nimeni.

Din păcate, dacă dintr-un motiv oarecare aceste documente nu pot fi prezentate amenda este destul de mare, 3000, 80000, 10000 lei.

La unele magazine, cu rulaj mai mic putem avea zilnic 2-3 facturi care trebuie recepționate, la care se adaugă Z-ul și 2-3 chitanțe.

In funcție de numărul documentelor și priceperea operatorului, la un magazin mic toată evidența operativă pentru ziua în curs se poate face într-o oră-două. La alții durerază mai mult.

Cât privește costul acestei manopere, probabil că dacă angajați o fată care să lucreze vreo două ore/zi pentru întocmirea evidenței operative trebuie să-i dați acesteia în mână cel puțin vreo 500 lei/lună. Dar, chiar dacă nu-I dați ei nimic, fiiind angajață, chiar și numai o jumătate de oră /zi, sau o oră pe lună, la data scrietii acestui text, trebuie să-I dați statului cel puțin 864 lei/lună.

Alternativa este să pășiți în sfârșit în secolul XXI și să folosiți avantajele pe care tehnica de calcul și dezvoltarea comunicațiilor vi le pune la dispoziție, economisind astfel o mulțime de resurse și obținând în același timp rezultate mai bune.

Fie că sunteți din Timișoara, București, Iași, Constanța, Cluj sau oricare altă localitate, imaginați-vă că în fiecare seară vă fotografiați cu telefonul facturile, chitanțele și Z-ul din ziua respectivă.

Treaba asta v-ar lua maxim  2-3 minute.

Nu sunt necesare poze de calitate extraordinară ci doar poze care să permită descifrarea textului înscris pe documente, asemănătoare celor de mai jos.

Si ne trimiteți pozele respective, prin e-mail, prin WhatsApp, printr-un serviciu de transfer al fișierelor, cumva:

Noi, cândva în cursul nopții, luăm la mână fiecare document și operăm în evidența operativă a unității dumneavoastră documentele respective.

Prelucrarea se va face de către o persoană fizică, nu de către un soft sau ceva de genul acesta, astfel încât erorile sunt excluse.

Iar în dimineață următoare, la prima oră, puteți descărca fișierele pdf care conțin atât notele de recepție (NIR-uri), cât și Raportul de gestiune, Registrul de casă și, dacă este cazul, Registrul de încasări și plăți.

După ce le-ați descărcat documente nu mai trebuie decât listate.

Și asta se întâmplă în fiecare zi, fie că e Sfânta Maria, Revelion, sâmbătă sau duminică.

Mai mult, în felul acesta ați putea ușura și munca contabilului dumneavoastră, deoarece la sfârșitul lunii i-ați putea da un Registru Jurnal unde toate documentele sunt contate, practic i-ați da 90% din contabilitate gata făcută

Sau, dacă vrea puteți să-i dați chiar un fișier xls care poate fi importat în programul de contabilitate pe care-l folosește

ATENȚIE!

Nou nu ne oferim să vă facem contabilitatea, putem să o facem și pe aceea dar nu despre asta vorbim, aici.

Noi vă propunem să vă facem partea de mare volum a contabilității, exact partea de care fuge orice contabil pentru că presupune un mare volum de muncă și este mare consumatoare de timp.

Hai să facem un calcul.

Spuneam că un mic magazin are o medie de 3 facturi/zi, un raport Z în fiecare zi și plățile aferente celor 3 facturi. Deci un total de 7 documente în fiecare zi.

La un tarif de 0.5 euro/document asta înseamnă 3.5 euro/zi, adică vreo 16 lei.

Dar în unele zile poate să coste 2 lei sau chiar nimic, dacă nu aveți documente. Pentru că nu veți plăti un salariu, cum se întâmplă cu un angajat, ci veți plăti doar pentru documentele care au fost prelucrate, dacă nu aveți documente de prelucrat nici nu trebuie să plătiți ceva.

Fata aia căreia îi dați 500 lei/lună+864/lună la stat vă costă 46 lei/zi, adică 1364/lună, asta dacă fata chiar e de acord să lucreze pentru doar 500 lei/lună.

Ar trebui să aveți tare multe documente ca să ajungem să vă luăm și noi tot atât de mult.

Si nu se pune problema ca luni dimineață să tremurați pentru că nu aveți registrul de casă sau celelalte documente completate la zi, pentru că fata nu a venit duminica la serviciu, sau că angajata a plecat în concediu, sau că a plecat în concediu de maternitate, lăsându-vă cu fundul gol timp de câțiva ani, sau că fiica dumneavoastră, căreia i-ați cumpărat un laptop nou ca să vă ajute cu treaba asta, s-a angajat undeva unde primește și o leafă.

Fiind eliberat de această povară nu vă mai pierdeți timpul învățând contabilitate și pierzându-vă câteva ore ziilnic cu tot felul de hârtii pentru a economisi 16 lei, ci puteți să vă dedicați tot timpul business-ul pe care îl faceți.

Vorba unui client căruia îi prestăm de mulți ani astfel de servicii,

“Eu trebuie să umblu după marfă, mai trebuie să și vând, eu trebuie să câștig bani, nu am timp să fac căcaturi din astea”

Un  alt avantaj ar fi că toate documentele dumneavoastră primare, atât imaginile originalelor cât și evidența operativă în care acestea sunt înregistrate, sunt arhivate în siguranță pe unul din serverele noastre, putând fi oricând recuperate.

Adică beneficiați gratuit de un serviciu care de regulă nu este chiar ieftin.

Si mai există un avantaj față de un angajat, noi nu suntem acolo cu dumneavoastră, nu vă cunoaștem, probabil că nici nu vom ști niciodată cum arătați, în consecință nu putem fi frustrați că leafa e prea mică și profitul dumneavoastră prea mare și nici nu bârfim că am văzut că faceți nu știu ce acolo în magazin.

Mai concret, ce trebuie făcut să trecem la treabă?

In primul rând ar fi bine să ne sunați sau să ne scrieți pentru că, înainte de a începe avem nevoie de câteva informații, datele firmei dumneavoastră, soldul din Registrul de casă și cel din Raportul de gestiune, lucruri de genul acesta.

Pentru a lua legătura cu noi găsiți datele noastre de contact aici.

Trebuie să stabilim și cum ne trimiteți imaginile documentelor și de unde veți descărca în fiecare dimineață documentele prelucrate de noi.

După care, în fiecare seară, fotografiați facturile, chitanțele, Z-ul, orice hârtie din ziua respectivă, și ni le trimiteți.

Iar dimineața descărcați pdf-urile de la noi și le listați.

Cam asta e tot ce aveți de făcut.

La sfârșitul lunii veți primi un registru jurnal, ca cel din imaginea de mai sus, în care sunt numerotate documentele prelucrate, și primiți și o factură a cărei valoare reprezintă fix prețul de 0.5 euro/document x numărul documentelor prelucrate.

De exemplu, la 100 documente prelucrate într-o lună oarecare, valoarea facturii va fi de 100×0.5=50 euro, la cursul BNR din data emiterii facturii.

După prima lună, perioadă în care puteți aprecia calitatea serviciilor noastre, vom încheia un contract pentru ca toată treaba să fie cât se poate de legală și cât se poate de deductibilă.