Cum să lucrăm în cloud cu programe “obișnuite” de windows

Trebuia să mai aștept o oră.

Pentru ca așteptarea să fie mai plăcută, am intrat într-o cafenea.

La un moment dat în bar intră un bărbat, o salută pe femeia de la bar și se așează la o masă. Scoate din geantă un laptop.

Barmanița îi aduce o cafea și câteva hârtii. Trag cu ochiul și observ că erau niște facturi, ceva care semăna cu un bon de casă, probabil un raport Z.

Bărbatul începe să tasteze, luând la mână fiecare hârtie. Termină în câteva minute.

Termină și cafeaua, se ridică, înapoiază barmaniței hârtiile la care a lucrat, mulțumește pentru cafea și pleacă spre un alt bar sau magazin, unde totul se repetă, primește câteva hârtii, tastează ceva pe laptop, înapoiază hârtiile și pleacă mai departe.

Pe la prânz a făcut deja tahicardie de la atâta cafea băută în cârciumile prin care a trecut.

Intr-un alt magazin, aflat într-o localitate la o distanță de 50 Km de locul unde este sediul firmei de contabilitate, patronul, care este și unicul angajat și în același timp și vânzătorul magazinului, nu are timp de făcut documentele necesare pentru evidența operativă, are atâtea pe cap, și să primească marfa, și să servească clienții… De aceea fotografiază pur și simplu cu telefonul facturile primite în ultimele 24 de ore și raportul Z de aseară, după care, fără a mai face altceva închide telefonul și se ocupă de clientul care așteaptă să fie servit

Chiar în momentul în care bărbatul din bar și-a închis laptopul pe ecranul unei contabile aflată într-un birou la câțiva Km distanță apare un mesaj de atenționare

Contabila pornește un program identic cu cel folosit de bărbatul cu laptop ce bântuie prin cârciumi, verifică datele, le importă în programul de contabilitate al firmei și salvează în format *.pdf niște note de recepție, un raport de gestiune, un registru de casă…

Face și recepțiile pentru bărbatul cu telefon ale cărui poze au ajuns, ca prin minune, în calculatorul ei, după care exportă totul în format *.pdf și copiază fișierele rezultate într-un folder.

Cândva în timpul zilei, când vor avea puțin timp liber, atât barmanița cât și bărbatul cu telefon vor accesa folderul “Contabilitate” de pe desktop și vor lista documentele găsite acolo pentru ca acestea să fie îndosariate în dosarele care conțin evidențele operative ale firmelor respective astfel încât la un eventual control nimeni să nu aibă ceva de obiectat.

Facturista de la sediul firmei lucrează de zor. Dar nu reușește să termine tot ce avea de făcut până la terminarea programului de aceea va trebui să lucreze și de acasă.

Seara, după ce i-a pus bărbatului ciorba în farfurie, își pornește programul de facturare, același program pe care îl are la serviciu, cu aceleași date la care a lucrat în timpul zilei, și lucrează în continuare. Maine dimineață e sigură că tot ce a lucrat acasă se va regăsi și în programul de la serviciu, fără a fi nevoită să copieze datele pe un stick sau pe un harddisk extern pentru a le transfera pe celălalalt calculator.

Fie ca programul dimneavoastră știe să-și facă periodic copii de siguranță, fie că acestea sunt create manual, spațiul de stocare în cloud poate fi folosit pentru o copie a backupului pe care îl faceți periodic.

In caz ă se întâmplă ceva cu calculatorul dumneavoastră, se strică, vi-l fură cineva, ia foc sediul firmei, copia de siguranță din cloud poate fi oricând recuperată.

Sper că vă faceți copii de siguranță a datelor, cel puțin odată la câteva zile, iar copiile sunt păstrate în mai multe locuri diferite. Dacă nu, opriți-vă chiar acum (după ce ați citit acest articol) din ceea ce faceți și rezolvați neapărat această problemă.

Si încercați să faceți în așă fel încât backupurile să se facă automat, nu vă bazați pe faptul că veți fi conștincios și le veți face dumneavoastră, așa cum nu le-ați făcut până acum nu veți găsi nici pe viitor timp să le faceți.

S-ar putea crede că toate personajele din povestea de mai sus dispun de acces la resurse care nu sunt la îndemâna oricui, că atât programul de gestiune folosit de bărbatul cu laptopul, cât și programele de facturare sau de contabilitate sunt programe create special pentru lucrul în cloud, programe scumpe care, așa cum este și normal, presupun plata unei taxe periodice.

Dar nu este așa, cu toții au folosit programe normale de Windows, programele pe care le folosesc în mod obișnuit.

Secretul este că au folosit, într-un mod eficient, un client de cloud, Dropbox, Google Drive, Box, One Drive sau chiar propriul client de cloud.

Interesant, dar cum se face?

Primul pas ar fi ca pe fiecare din calculatoarele folosite de o anumită persoană sau un grup de colaboratori să fie instalat un astfel de client de cloud.

Iar cel de-al 2-lea pas este ca fie programul sau programele folosite, versiuniile portabile ale acestora, să fie copiate pur și simplu în folderul creat de respectivul client de cloud, fie programele să fie instalate normal; dar datele generate de acestea să fie copiate în folderul clientului de cloud.

Si astfel, în momentul în care se face o factură pe calculatorul 1 aceeași factură se va regăsi și pe calculatorul 2. Atunci când patronul micului magazin a făcut poze facturilor și Z-ului acele poze au fost sincronizate cu un folder din clientul de cloud al contabilei și au apărut în calculatorul acesteia.

Spre deosebire de programele făcute special pentru cloud, care sunt de fapt un fel de pagini de internet și în consecință funcționează doar când dispunem de o conexiune la internet, programele “normale” instalate in folderul unui client de cloud funcționează și în situația în care nu există o astfel de conexiune, de fapt funcționează în calculatorul dumneavoastră, ca orice program, doar că își sincronizează datele cu un folder identic aflat pe celelalte calculatoare. Ca și cum ați avea o retea proprie pe internet.

Bineînțeles că vorbim despre programe făcute cu responsabilitate în privința folosirii resurselor, pentru că altfel vă costă cloudul acela mai mult decât câștigați.

Deci, dacă faceți contabilitate stând pe o bancă în parc, loc în care nu dispuneți de o conexiune la internet veți lucra în mod normal și fără probleme, iar sincronizarea cu calculatorul de la sediul firmei se va face în momentul în care laptopul ajunge într-un loc unde dispune de o astfel de conexiune.

In același timp, patronul dumneavoastră aflat în Singapore va putea vedea în timp real tot ce s-a lucrat în firmă sau supervizorul contabilului începător, așezat comod în fotoliul său de acasă, va putea verifica și corecta în timp real operațiuniile efectuate de acesta.

Sistemul de lucru descris mai susnu este valabil doar pentru programele de contabilitate, orice program serios dispune de de  versiune portabilă așa că trucul de mai sus este valabil pentru majoritatea programelor, fie că este vorba de programe de contabilitate, editoare de text, programe de calcul tabelar, programe de grafică etc.

Puteți chiar copia toate programele pe care le folosiți în folderul unui client de cloud, folosindu-le astfel pe toate calculatoarele pe care lucrați, fără a mai fi nevoie să le instalați pe fiecare calculator în parte și, mai ales, nemaifiind nevoie să le reinstalați de fiecare dată când reinstalați sistemul de operare.

Si nu în cele din urmă, indiferent ce se întâmplă cu calculatorul, puteți avea oricând acces la programele și datele pe care le-ați avut, chiar și la versiuni mai vechi ale acestora, conectându-vă la serviciul de cloud cu username-ul și parola dumneavoastră.

Da, veți spune, dar toate astea costă.

Greșiți, în mod normal clienții de cloud care oferă un spațiu de câțiva gigaocteți sunt oferiți în mod gratuit, poate chiar aveți unul în calculatorul dumneavoastră. Viteza internetului pe care îl aveți de acasă permite ca acest sistem să fie funcțional pentru un număr mic de utilizatori, în caz contrar urmând să păstrați în continuare beneficiile lucrului cu ajutorul cloudului dar schimbând stitul de lucru.

Singura problemă care rămâne este ca programul dumneavoastră să dispună de o versiune portabilă (atenție, versiunea portabilă a unui program de Windows nu înseamnă că funcționează pe telefon sau pe tabletă ci că poate fi copiat în alt loc fără a-i afecta funcționarea, așa cum se întâmpla în anii ‘90 cu programele pentru DOS). NU trebuie săplătiți o taxă periodică pentru service sau întreținere, practic, nu trebuie să plătiți nimic în plus dacă vă încadrați în niște limite rezonabile.

Anton Kovacs

19.05.2017