• Preluarea datelor pentru facturare dintr-un fisier Excel (XLS)

    by  • 10/06/2016 • Manuale de utilizare

    Anton Kovacs – www.infokam.eu

    Uneori datele referitoare la produsele care trebuie facturate se găsesc deja într-un fisier excel (xls), asemănător cu cel din imagine.

    poza1

    Pentru a prelua aceste date fără a fi necesar să le retasțăm vom proceda în urmatorul fel:

    1. Accesam opțiunea “Emitere facturi”, la fel cum facem când dorim să facem o factură “normală”

    2. Completăm datele clientului și tot ce mai este necesar, la fel ca la facturarea obișnuită

    3. Pentru a prelua datele din fisierul xls click pe butonul “XLS”

    poza2

    In fereastra de navigare care se deschide selectăm fisierul excel din care dorim sa facem importul și click pe butonul ‘Import”

    poza3

    In acest moment datele au fost importante și după verificarea acestora nu mai trebuie decât să validăm factura.

    poza4

    poza5

    Am căutat să facem operațiunea de import cât mai simplă pentru utilizator dar fisierul din care se importă datele trebuie totuși să îndeplinească anumite condiții:

    In primul rând formatul fisierului trebuie să fie XLS.

    In cel de-al doi-lea rând, primul rând din tabelul excel trebuie să conțină indicații despre denumirea coloanelor, astfel:

    – Coloana în care este înscrisă denumirea produselor dau serviciilor trebuie să conțină cuvântul “denum” sau “denumire” (nu are importanță dacă textul este scris cu litere mari sau mici)

    – Coloana în care este înscrisă unitatea de măsură trebuie să aibe denumirea “um” sau “UM”

    – Coloana în care este înscris prețul unitar trebuie să conțină cuvântul “pret”

    – Coloana în care este înscrisă cota de TVA trebuie să conțină cuvântul “TVA”

    Ordinea coloanelor din tabel nu are importanță.

    poza7


    text-separator-21

    Conversia din formatul XLSX în XLS

    Probabil ați observat că am menționat mai sus că fișierul din care facem importul trebuie neapărat să aibe formatul XLS

    Din păcate, uneori tabele generate din Excel au extensia XLSX, un format care nu poate fi importat în alte aplicații decât dacă pe respectivul calculator este instalat MS Office.

    Din fericire există nenumărate metode de a converti un fișier din formatul XML în XMLX fără să fie necesar să cumpărăm un pachet MS Office.

    In primul rând cel care a creat fisierul XMLX poate de acum înainte să-l salveze în format XML.

    manual_html_m3d9656d3

    Sau, fisierul poate fi deschis cu Open Office și resalvat în format xml,

    poza8

    sau, se poate folosi o aplicație online care va face conversia

    poza6

    sau se instaleaza pe calculatorul respectiv o aplicație pentru așa ceva

    image8