Cum puteti sa va verificati contabilul

Anton KOVACS www.infokam.ro

Chiar dacă nu sunteţi de specialitate, sau mai mult, nu aveţi habar de contabilitate, o verificare sumară a modului în care lucrează un contabil nu este ceva deosebit de complicat:

După data de 20 cereţi contabilului dumneavoastră balanţa de verificare pentru luna precedentă. Acesta este primul test. Dacă cel care se ocupă de contabilitatea dumneavoastră vă prezintă tot felul de justificări în loc de balanţă înseamnă că este timpul să faceţi puţină ordine în rândul colaboratorilor dumneavoastră. Dacă, aşa cum este normal, balanţa de verificare este terminată, cereţi explicaţii pentru fiecare cont în parte. Aici este momentul pentru nişte mici explicaţii:

Fiecare cont reprezintă o valoare. Nu există într-o balanţă sume care nu au un corespondent în patrimoniul firmei dumneavoastră.

O balanţă de verificare conţine de regulă următoarele coloane:

1. Sold debitor la 1 ianuarie

2. Sold creditor la 1 ianuarie

3. Rulaj debitor curent

4. Rulaj curent creditor

5. Rulaje cumulate, debit

6. Rulaje cumulate, credit

7. Total sume, debit

8. Total sume, credit

9. Sold debitor, adică ceea ce am

10. Sold creditor, adică ceea ce am de dat

În continuare, pentru verificarea sumară pe care o propunem nu ne interesează decât ultimele două coloane, respectiv soldurile debitor şi creditor

Cel mai simplu este să verificaţi Banca (contul 5121) care trebuie să aibe soldul egal cu soldul înscris în ultimul extras de cont din luna precedentă. Un alt cont simplu de verificat este Casa (5311) care reprezintă numerarul existent în casierie în ultima zi a lunii, sumă care poate fi regăsită şi în registrul de casă pentru ziua respectivă. Conturile 301, 302, 303, 341, 345, 371 sunt conturi de materiale, materii prime, mărfuri etc. Soldurile din balanţa de verificare trebuie să fie riguros egale cu soldurile din fişele de magazie ale bunurilor din categoria respectivă şi riguros egale cu valoarea bunurilor existente în magaziile dumneavoastră. Menţionăm că în cazul unei gestiuni global-valorice (de regulă este cazul magazinelor en detail) nu este obligatorie existenţa fişelor de magazie.

ATENŢIE !

Toate aceste conturi trebuie să aibe solduri DEBITOARE, adică reprezintă valori care există în patrimoniul unităţii (bani, bunuri, etc). Dacă din contră, unul din aceste conturi are un sold creditor înseamnă că aţi cheltuit sau aţi vândut mai mult decât aţi avut (cu alte cuvinte aţi comis o fraudă, intenţionat sau nu).

Contul 581 şi conturile al căror simbol începe cu cifra 6 sau 7 nu trebuie să prezinte solduri, nici debitoare, nici creditoare (soldurile acestor conturi vor fi 0)

Soldul conturilor 4426 şi 4427 trebuie de asemenea să fie 0 la sfârşitul lunii

Conturile nu au voie să aibe în acelaşi timp solduri şi pe debit şi pe credit

După aceste verificări cereţi o situaţie analitică a furnizorilor (adică o listă cu sumele datorate furnizorilor). Totalul acestei liste trebuie să fie riguros egal cu soldul creditor al contului 401. La fel ca şi cu balanţa, nu acceptaţi justificări în locul documentelor pe care le-ati cerut

La fel vom proceda cu clienţii (contul 411), diferenţa fiind că sumele vor fi pe creditul contului

Mai trebuie făcute câteva mici verificări, care însă nu presupun calcule ca cele prezentate mai sus:

–         Verificaţi dacă există o evidenţă a furnizorilor şi a clienţilor;

–         Verificaţi dacă Registrul de casă este completat corect şi la zi;

–         Verificaţi dacă jurnalele de cumpărări şi de vânzări sunt completate cel puţin până la ultima zi din luna precedentă. Aceeaşi verificare se va face pentru Registrul Jurnal.

–         Verificaţi dacă există fişe de magazie pentru documentele cu regim special (facturiere, chitanţiere etc şi dacă acestea sunt completate la zi).

–         Verificaţi modul de aranjare al documentelor în dosare, bibliorafturi, etc. In majoritatea cazurilor, dacă documentele sunt frumos îndosariate şi dosarele sunt etichetate în aşa fel ca la o singură privire să putem afla ce conţin, şi operaţiuniile contabile sunt corect făcute. Dacă din contră, dosarul arată ca o varză şi este necesar ca cel care lucrează cu acest dosar să îl frunzărească la nesfârşit pentru a descoperi un document, atunci probabil şi operaţiuniile contabile sunt înregistrate superficial şi cu greşeli.

Dacă contabilul dumneavoastră a trecut cu brio la acest examen simplu, probabil (dar nimic nu este sigur) că trebuie să-i măriţi salariul şi să ţineţi cu dinţii de el.

Pentru mai multe informatii despre ce inseamna contabilitatea si cum arata rapoartele contabile este util sa vizitati pagina http://http://www.infokam.ro/conta.htm. Modele de rapoarte cu date de test veti gasi daca accesati optiunea “Zona Clienti” de pe aceasta pagina (sectiunea poate fi accesata cu parola 1234)