V-ati gandit vreodata cum impiedicati alte persoane sa faca facturi in numele firmei dumneavoastra ?

Anton KOVACS – www.infokam.ro

Inca din 2007, când prin Codul Fiscal s-a abrogat semnarea și ștampilarea facturilor, mă gandesc cum se poate face ceva astfel încât o factură să poată fi verificată de către client pentru a vedea daca aceasta a fost intradevar emisa de catre furnizorul inscris pe factura si mai mult, daca se poate face ceva pentru a se verifica daca o factura originala a fost modificata.

Este posibil ca un oarecare sa fi folosit un program pentru emiterea facturilor sau pur si simplu sa o fi desenat in Word si aceasta factura sa ajunga la dumneavoastra, impreuna cu un produs oarecare cumparat, de exemplu, online.

Dumneavoastra verificati daca furnizorul exista, exista, nu puteti verifica daca factura a fost emisa de acel furnizor pentru ca nu exista niciunde o astfel de posibilitate, o platiti, marfa ati primit-o deci aparent totul este OK.

Introduceti factura in contabilitate, o raportati prin Declaratia 394 dar la verificarea incrucisata pe care o face ANAF-ul reiese ca adevaratul furnizor nu a emis o astfel de factura si in final va treziti cu mascatii la usa pentru ca ati introdus in contabilitatea firmei o factura falsa.

Presupunem ca pentru a evita aceasta situatie veti cere tuturor furnizorilor sa stampileze si sa semneze facturile.

Sa fim seriosi, priviti factura din imagine, mi-a luat 1 minut sa o „confectionez”, cu tot cu stampila si semnatura !

Nimic nu este mai usor decat sa scanezi o stampila si o semnatura, iar verificarea unei astfel de facturi este destul de complicata.

Poate ca cele expuse mai sus par o falsa problema, dar, numai in ultima luna am avut ocazia sa ne intalnim cu 3 astfel de situatii, cineva ne-a povestit ca un fost angajat face facturi in numele firmei sale, cineva de la Departamentul pentru Lupta Antifrauda ne-a telefonat pentru a ne semnala aparitia unor facturi false emise de catre cineva in numele altui furnizor si, am patit-o chiar noi, o doamna avea o factura (pe care a si platit-o) care la furnizor avea inscrise datele noastre de identificare, in conditiile in care factura nu era emisa de noi ci de catre „niste baieti de la Severin”. Sau, ganditi-va putin, chiar credeti ca toate nenumaratele magazine online au in spate o firma ?

Cum putem totusi sa rezolvam aceasta problema ?

O modalitate de a evita facturile false ar fi semnatura electronica.

O semnatura electronica va trimite „o semnatura” criptata a facturii, un cod,  catre un server al furnizorului de semnatura electronica, astfel incat oricand se poate verifica daca acea factura este originala.

Daca de regula trimiteti clientilor dumneavoastra facturile in format electronic va recomand calduros aceasta posibilitate.

Dar, semnatura electronica functioneaza numai in cazul in care este vorba despre un document electronic, daca exista o conexiune la internet si bineinteles numai daca emitentul facturii si-a cumparat o semnatura electronica.

Ce ne facem insa in cazul facturilor „pe hartie” ?

Sa facem un inventar a ceea ce se cere:

1. Ne trebuie „ceva” prin care putem verifica daca o factura a fost emisa intradevar de catre furnizorul inscris pe factura;

2. Ne trebuie „ceva” care sa ne spuna daca o factura a fost modificata;

3. Ne trebuie „ceva” care sa ne permita sa verificam lucrurile de mai sus;

4. Ne trebuie „ceva” care sa functioneze si daca in momentul facturii nu exista o conexiune la internet;

5. Ne trebuie „ceva” care sa functioneze si daca factura este listata pe hartie;

6. Ne trebuie „ceva” care sa nu necesite trimiterea unei copii a facturii catre un tert, deoarece nu vrem ca altcineva sa vada cui si ce vindem si la ce pret;

7. Ne trebuie ceva care sa nu poata fi copiat, cum poate fi copiata o stampila sau o semnatura;

8. Chiar daca nu este gratuit, sa fie foarte accesibil din punct de vedere material;

9. Sa poata fi instalat chiar si de catre o persoana care nu are cunostinte de IT.

Iata cum am rezolvat noi aceasta problema

In primul rand, in partea de jos a facturii din imagine veti vedea un text care cuprinde un cod de siguranta si un link la care se poate face verificarea. Linkul unde se pot verifica facturile emise este www.infokam.ro/vd.htm

Daca pentru verificarea facturii clientul dumneavoastra va trebui sa dispuna de o conexiune la internet, pentru emiterea acesteia nu trebuie sa dispuneti de o astfel de conexiune, puteti linistit sa mergeti cu laptopul in mijlocul unui camp si sa emiteti facturi fara nici o problema.

In exemplul de mai sus codul de siguranta este „6894”.

Daca veti accesa linkul si veti completa formularul respectiv veti avea confirmarea faptului ca factura este OK.

Dupa cum observati, noi nu avem posibilitatea sa stim ce ati facturat, cat si cu ce pret ati facturat, nici chiar putinele date pe care le completati in acel formular nu sunt inregistrate undeva si se pierd imediat dupa ce verificarea a fost efectuata. Singurele persoane care vor stii ce scrie pe acea factura sunteti dumneavoastra si clientul caruia îi este destinata factura.

Bine, deci avem un cod de siguranta.

Dar, ce facem daca cineva copiaza acel cod de siguranta si face facturi in numele nostru, inscriind cumva codul pe acele facturi false ?

Rezultatul va fi cel din imaginea alaturata:

Si asta se intampla pentru ca acel cod de siguranta nu este ceva care ramane neschimbat de la o factura la alta (cum ar fi de exemplu codul fiscal) ci acel cod se modifica de fiecare data cand se modifica datele inscrise pe factura, practic fiecare factura va avea un alt cod de siguranta, uneori mai lung, alteori mai scurt, dar intotdeauna altul.

Este ca si cum ati da cuiva de fiecare data alta cheie pentru a descuia un lacat, de fiecare data lacatul va putea fi descuiat chiar daca cheia este diferita, dar lacatul nu va putea fi descuiat decat cu cheile pe care le fabricati dumneavoastra.

Daca datele inscrise pe factura raman neschimbate factura nu este decat o copie a unei facturi originale, respectand regula „Dacă arată și măcăne ca o rată, este rată!”

Mai exista o posibilitate de verificare a facturilor. Dupa cum puteti observa, in locul stampilei pe factura este „desenat” un QR Code. Probabil ati vazut si pe alte facturi coduri QR, dar, de obicei scanarea acestora duce de obicei la site-ul furnizorului sau la site-ul celui care a produs programul de facturare, deci este vorba despre o simpla reclama.

In exemplul de mai sus este cu totul altceva:

Daca scanati acel QR Code folosint un smartphone si un program gratuit pentru scanarea codurilor QR (de exemplu acesta: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.zxing.client.android) veti putea verifica factura respectiva cu o simpla apasare pe un buton.

Ca si in cazul codului de siguranta, codul QR este unic pentru fiecare factura, in asa fel incat daca cineva se gandeste sa-l scaneze si sa-l „lipeasca” pe alta factura nu va face decat sa-si piarda inutil timpul.

Cum se poate beneficia de aceasta facilitate

In primul rand cei care citesc acest articol trebuie sa stie ca acest mod de securizare al facturilor este disponibil doar celor care folosesc un program de facturare produs de firma noastra.

Cel putin la ora scrierii acestui articol in Romania nu exista un alt program de facturare sau de gestiune care sa ofere aceasta facilitate (nu ne indoim ca vor exista, la fel ca si in cazul altor “inovatii” pe care le-am implementat de-a lungul timpului in diverse programe si care au fost copiate de catre altii).

Pentru a putea sa-si securizeze facturile in modul descris mai sus clientii nostrii vor trebui, din motive evidente, sa ne contacteze telefonic.

Dupa ce vom fi siguri ca solicitantul este intradevar cel care se recomanda a fi, vom instala pe calculatorul acestuia un fisier, un fel de „semnatura electronica” care va fi unica pentru fiecare utilizator si, spunem noi, practic imposibil de falsificat.

Tot din motive de securitate aceasta semnatura electronica va avea o valabilitate limitata, undeva intre 6 si 12 luni, dupa care va trebui inlocuita.

Singura grija a utilizatorilor va fi aceea de a nu permite nimanui sa copieze acel fisier. Daca totusi exista suspiciunea ca cineva l-a copiat nu trebuie decat sa ne contactati si “semnatura” va fi inlocuita.

Practic, acel fisier este echivalentul stick-ului cu semnatura electronica pe care o foloseste contabila/contabilul dumneavoastra, daca acel stick ajunge in posesia altei persoane, acea persoana va putea semna documentele la fel cum le semneaza si persoana autorizata.

Mai trebuie stiut ca scopul acestui serviciu este strict preventiv, in situatia in care vor apare conflicte de natura juridica intre dumneavoastra si partenerii dumneavoastra acestea vor trebui rezolvate ca si pana acum, nefind vorba despre un serviciu de semnatura electronica (care este cu totul altceva).

Este legal:

Da, incepand cu 1 ianuarie 2007 in patratica aceea destinata stampilei (daca aceasta exista pe formularul de factura) puteti sa nu completati nimic sau sa desenati acolo o maimutica.

O altă măsură de siguranță

De-a lungul timpului am constatat că mai există o problemă:

Clienților unei firme le-au fost emise niște facturi, dar în contabilitate au fost predate niște facturi cu aceleași numere dar cu altă valoare, alte date și emise altor clienți.

De exemplu, factura 5 în valoare de 100 de lei a fost emisă către Ionescu în data de 01.01.2019 dar la contabilitate a fost predată factura numărul 5 în valoare de 50 de lei emisă în 12.01.2019, emisă către Popescu.

La început am bănuit că facturile au fost emise și date clienților, după care, intenționat sau din greșeală au fost corectate.

Dar, după ce clientul mi-a permis să accesez bazele de date din calculatorul său am constatat că facturile “modificate” nu au fost emise de pe acel calculator.

Deci cineva a emis niște facturi “neoficiale” de pe alt calculator.

De aceea am mai implementat o măsură de siguranță, pe fiecare factură emisă va fi înscris un cod care va permite celor interesați să verifice dacă o factură a fost emisă de pe unul din calculatoarele firmei și mai mult, se poate stabili și momentul în care factura a fost listată.