Gestiunea distractiva – Mic manual al gestionarului. Partea a II-a
Anton KOVACS – www.infokam.eu
Organizarea gestiunilor
In primul rand, ce este aceea o gestiune ?
Din DEX aflam ca “Gestiune: Administrare a bunurilor materiale ale unei întreprinderi sau ale unei instituții. 2) Ansamblu de operații privind primirea, păstrarea și eliberarea bunurilor materiale dintr-o întreprindere sau dintr-o instituție. 3) Totalitate a bunurilor materiale (dintr-o întreprindere, instituție) încredințate unei persoane pentru a fi păstrate.”
Deci, gestiune inseamna bunurile incredintate pentru pastrare unei persoane care va avea ca sarcina de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea acelor bunuri conform legislatiei in vigoare.
Intr-o unitate patrimoniala de mici dimensiuni, poate exista o singura gestiune care va cuprinde toate bunurile pe care acea unitate le detine.
Insa, in anumite situatii, de exemplu din cauza numarului foarte mare de repere, sau din cauza rulajului foarte mare, este necesar sa impartim bunurile unei unitati patrimoniale intre mai multe gestiuni.
In aceasta situatie este important ca atat din punct de vedere teritorial cat si din punct de vedere al responsabilitatii o gestiune sa poata fi identificata foarte precis. De aceea spatiul in care se afla o anumita gestiune va fi delimitat foarte precis, la fel cum, pentru delimitarea cat mai precisa a responsabilitatilor, nu este bine sa existe mai multe persoane care raspund de o anumita gestiune.
Si din punct de vedere contabil, bunurile unei anumite gestiuni trebuie individualizate prin conturi analitice si/sau subanalitice. Daca de exemplu avem mai multe gestiuni de marfuri, in contabilitate nu vom avea pur si simplu contul “Marfuri” pentru ca in caz ca se intampla ceva nu mai stim daca o lipsa in gestiune, de exemplu, de datoreaza gestionarului Popescu sau gestionarului Ionescu, ci vom avea subconturile “Marfuri in gestiunea 1”, “Marfuri in gestiunea 2”, astfel delimitarea responsabilitatilor devenind mult mai usoara.
Impartirea pe gestiuni poate fi facuta in functie de mai multe criterii:
Putem organiza gestiuniile in functie de incadrarea contabila a bunurilor aflate intr-o anumita gestiune, o gestiune pentru materii prime, o gestiune pentru produse finite, o gestiune pentru marfuri, una pentru obiecte de inventar, etc.
Daca este nevoie, putem organiza gestiuniile in functie de subcategorii, astfel materiile prime intr-o firma de constructii pot fi impartite in gestiunea de materii prime pentru instalatii, alta pentru produse de balastiera, alta gestiune pentru tamplarie, alta pentru produse petroliere si asa mai departe.
O gestiune de produse alimentare poate si impartita in “Gestiunea de produse lactate”, “Gestiunea de produse de panificatie”, “Gestiunea legume si fructe”…
Sau, putem crea gestiuni in functie de destinatia bunurilor aflate in acea gestiune, indiferent de incadrarea contabila a acestora. Astfel, putem crea “Gestiunea instalatii” in care vom avea atat materii prime cat si alte categoorii de materiale necesare lucrarilor pentru instalatii, “Gestiunea electrice”, unde la fel, vom avea toate categoriile de materiale necesare lucrarilor pentru instalatii electrice.
Obiectele de inventar (vom vedea mai tarziu ce sunt acelea) pot fi subimpartite si ele in doua gestiuni, “Obiecte de inventar aflate in magazie” si “Obiecte de inventar in folosinta”.
Gestiuniile pot fi impartite si in functie de gestionar, astfel gestiunea “Popescu” poate sa cuprinda materii prime pentru instalatii si vopsele, gestiunea “Ionescu” va cuprinde produse de balastiera iar gestiunea “Georgescu” va cuprinde piesele de schimb si produse petroliere.
Putem sa organizam gestiuniile si in functie de locatie, astfel, daca firma noastra are puncte de lucru la Timisoara, Bucuresti, Iasi si Brasov, putem avea “Gestiunea Centrala” de unde transferam bunuri catre diferitele puncte de lucru iar in fiecare locatie vom avea cate o gestiune care asigura aprovizionarea pentru acea locatie, deci vom avea gestiunea Bucuresti, gestiunea Timisoara, gestiunea Brasov si gestiunea Iasi.
Iar daca in fiecare locatie avem mai multe puncte de lucru putem avea si subcategorii, “Gestiunea Produse petroliere Timisoara”, “Gestiunea Materii prime Timisoara” etc.
Nu este obligatoriu insa ca gestiuniile sa aibe vreo legatura cu punctele de lucru sau cu sectiile de productie, multa lume face aceasta confuzie.
Daca de exemplu o intreprindere produce intr-o sectie custi pentru iepuri, in alta sectie candelabre si in cea de-a 3-a sectie calculatoare nu este neaparat necesar sa avem o gestiune “Custi iepuri”, o alta gestiune “Calculatoare” si o a 3-a sectie “Candelabre”, putem foarte bine sa avem o singura gestiune pe care sa o denumim, de exemplu “Gestiunea Produse Finite” si care sa receptioneze produsele de la toate cele 3 sectii,
Putem avea si numai o gestiune “generala” in care sa pastram atat produsele finite cat si materiile prime.
Dupa cum observati, nu exista o regula standard dupa care trebuie create gestiunile, totul depinde doar de necesitatile fiecarei unitati.
Exista o singura restrictie, in situatia in care este vorba despre o gestiune destinata comercializarii de marfuri cu amanuntul (magazin) este necesar ca aceasta gestiune sa nu fie comuna cu celelalte gestiuni, mai mult, aceasta gestiune se va afla in una sau mai multe incaperi separate de restul gestiunilor.
Va urma
