Gestiunea distractiva – Mic manual al gestionarului. Partea I

Anton KOVACS – www.infokam.eu

Inainte de 1989, dimineata, de obicei pe la 6,30, cu jumatate de ora inaintea inceperii programului, pe portile intreprinderilor din toata tara putea fi vazut intrand un personaj interesant.

Era un barbat in varsta de 40-50 de ani, posomorat, imbracat relativ modest, de multe ori cu un halat albastru destul de ponosit, cu o basca pe cap si cu o servieta solida din piele de porc in mana.

Cei care se incrucisau cu el, indiferent ce functie aveau, il salutau respectuosi iar el le raspundea, atunci cand le raspundea, mormaind ceva.

Rareori privea in ochii celor cu care se intalnea, de obicei privea sa era indreptata undeva in jos, de parca era atent sa nu calce intr-un cacat, si din toata atitudinea sa rezulta ca-i considera pe toti cei cu care se incrucisa niste fiinte inferioare carora nu are rost sa le dai importanta.

Daca intamplator directorul general al intreprinderii se afla in curte si il vedea pe acest individ imbracat in halat se indrepta bucuros catre el, de parca si-ar fi intalnit cel mai bun prieten, cei doi dadeau mana si se indepartau discutand preocupati despre ceva foarte important.

Acest pitoresc personaj era GESTIONARUL.

Gestionarul nu venea niciodata la serviciu cu masina, cu toate ca undeva, intr-un garaj bine incuiat, exista un autoturism Lada sau ARO nou nout inmatriculat pe numele sotiei sau al mamei sale. Niciodata nu se lauda cu locuinta sau averea sa, nu fuma, pentru ca era prea zgarcit pentru a cheltui banii pe tigari. Nu se imbraca niciodata cu haine noi, pastrand intotdeauna o infatisare modesta. Avea vreo 5 pixuri ieftine si un creion chimic infipte in buzunarul de la piept al halatului si un manunchi imens de chei, chei pe care nu le lasa din mana nici cand facea baie. Cand isi curata pantofii îi ungea cu un strat fin de vaselina pentru ca aceasta proteja pielea pantofilor de umezeala.

Daca varianta masculina era cea descrisa mai sus, varianta feminina a acestuia, gestionara, avea o infatisare complet diferita.

Aceasta era dolofana, cu picioare scurte, parul îi era impletit in forma unui coc imens si in loc sa afiseze modestie, dimpotriva, avea o infatisare prospera, prosperitate afisata pe degetele grasute, fiecare din ele, inclusiv degetul mare, impodobite cu cel putin un inel din aur. Urechile erau si ele impodobite cu cate o potcoava gravata, tot din aur, gatul îi era impodobit cu un colier si obligatoriu, alaturi de colier exista si un lantug subtire (bineinteles din aur) de care atarna o cruciulita. Daca ati depasit o anumita varsta probabil ati vazut-o, amintiti-va de vanzatoarea de la raionul de mezeluri de la Alimentara.

Femela gestionar era de obicei mai acra decat masculul gestionar, mai ales daca observa ca cel care doreste ceva de la ea este un parlit. Oricum, aparentele inselau, in comparatie cu ferocele mascul gestionar gestionara nu era decat un copilas nevinovat.

Dupa revolutie gestionarul si-a schimbat complet infatisarea.

In anii ’90 acesta nu mai venea la servici cu tramvaiul ci intra pe poarta, claxonand nervos cand aceasta se deschidea prea incet, cu un Mercedes 230 sau cu un Ford Mondeo.

Nu mai era imbracat in halat albastru ci era imbracat in bluejeans nou nouti, avea o „geaca” din piele de capra de culoare deschisa, un tricou negru si in picioare avea ghete sport din piele alba. La gat îi atarna greu un lant gros din aur. O bratara tot atat de groasa, tot din aur, acoperea partial ceasul Breitling Chronomat Navitimer de la incheietura manii.

Nu mai era atat de respectat ca gestionarul anterevolutionar dar nu-i pasa.

Nu isi mai ascundea averea ci dimpotriva, se lauda cu ea. Pana si brelocul cheilor avea imprimat pe el o bancnota de 100$.

Nu mai era personajul antipatic din trecutul odios ci era un tip jovial si prietenos cu toata lumea, oricand dispus sa-ti vanda ceva din depozitul de care raspundea, fie ca era vorba despre o sticla de Alexandrion, rulmenti 6303, o cisterna cu benzina sau matritele de zinc cu hartile de cadastru ale judetului.

In sfarsit, in primii ani ai secolului XXI gestionarul a devenit ceea ce este acum, o persoana care lucreaza foarte multe ore in fiecare zi, care uneori are o raspundere foarte mare, unii au o infatisare mai prospera, altii par (si uneori sunt) amarati, unii se pricep foarte bine la ceea ce fac, altii abia invata.

Pentru cei care isi cauta un job caldut aceasta meserie pare destul de interesanta, multe persoane nu stiu ce inseamna sa fii gestionar, “parca e ceva unde se sta la birou si se fac niste hartii, un fel de contabil mai mic probabil”. In consecinta multi cauta sa afle cum se poate ajunge gestionar. Exista vreo scoala profesionala, vreun curs ceva care sa te pregateasca pentru a fi gestionar ? Sunt suficiente studiile medii sau este nevoie de o pregatire complexa, studii superioare, eventual ASE completat de vreo doua masterate, asa cum reiese din multe anunturi ale celor care doresc sa angajeze un gestionar ?

Sa fim seriosi.

Nu e usor sa fii un bun gestionar, aceasta meserie implica de multe ori o raspundere imensa si a fi gestionar este una din cele mai stresante meserii,  dar cineva care este în primul rand cinstit, este ordonat, ştie sa scrie şi sa citeasca, ştie matematica pana la nivelul clasei a 6-a şi este ceva mai inteligent decat cainii aceia care treac drumul pe zebra are toate sansele sa fie un bun gestionar, daca se gaseste cineva care sa-l invete ce trebuie sa faca.

De fapt, ce trebuie sa faca un gestionar?

În primul rand, gestionarul trebuie sa pastreze în cele mai bune conditii bunurile pe care le are in primire, stiind ca va raspunde cu capul şi averea personala pentru ele.

În al 2-lea rand, sarcina unui gestionar este inregistrarea tuturor intrarilor şi iesirilor de valori materiale care se afla în patrimoniul gestiunii, fie ca aceste valori materiale reprezinta marfuri, obiecte de inventar, materiale etc, fie ca este vorba despre bani.

Mai precis:

Gestionarul primeste niste bunuri (marfuri, materiale, etc) sau niste bani, intocmeste niste hartii prin care confirma ca a primit acele valori, le pastreaza in spatii special amenajate, tine o evidenta a acestor bunuri in asa fel incat sa stie in orice moment ce are in gestiune iar atunci cand i se da o dispozitie in acest sens elibereaza acele bunuri, completand alte hartii prin care se confirma ca a eliberat acele bunuri in conformitate cu dispozitiile primite si nu le-a dus acasa.

Nivelul de decizie al acestei meserii este relativ scazut, gestionarul nu hotareste el cui si ce elibereaza sau vinde ci i se spune de catre superiorii sai ce trebuie sa faca. Dar nivelul de responsabilitate in aceasta functie este foarte ridicat, ajunge ca un gestionar sa se intoarca cu spatele ca un rauvoitor sa-I sterpeleasca ceva din gestiune, consecinta fiind ca intotdeauna gestionarul va plati acea greseala din buzunarul propriu sau mai rau, cu propria libertate.

De aceea, un lucru foarte important pe care trebuie nu trebuie sa-l uite in nici un moment un bun gestionar este ca valorile pe care le are in pastrare nu-i apartin si in consecinta trebuie sa le pastreze cu mult mai multa grija decat daca ar fi ale sale.

In incheierea acestei mici introduceri mentionez ca in acest articol voi prezenta operatiuniile „standard” pe care le face un gestionar si documentele obligatorii care trebuie intocmite, dar, in functie de specificul unitatilor patrimoniale este posibil sa existe si alte documente specifice respectivei organizatii.

Primul pas: Organizarea si cunoasterea fluxului informational

Cea mai importanta actiune care trebuie efectuata la inceputul activitatii unei unitati patrimoniale (şi din pacate deseori cea mai neglijata) este organizarea fluxului informational.

Fluxul informational stabileste care este algoritmul care trebuie folosit la miscarea şi prelucrarea documentelor care au legaturi cu entitatile din afara unitatii patrimoniale (furnizori şi clienti) şi a celor care fac legatura dintre diferitele compartimente ale unitatii patrimoniale.

Pe intelesul tuturor, flux informational inseamna ce hartii trebuie facute, cine face aceste hartii, cine aproba, cine primeste ceva şi unde ajung aceste hartii.

Pe scurt, fluxul informational inseamna “miscarea hartiilor”

Pentru un gestionar cunoasterea fluxului inforational este importanta pentru ca acesta trebuie sa stie cine va dispune eliberarea anumitor bunuri, cine are dreptul sa le primeasca si nu in ultimul rand, ce trebuie sa faca cu tot mormanul de hartii pe care le intocmeste in activitatea de zi cu zi.

Fiecare unitate patrimoniala (adica fiecare firma, institutie etc.) îşi stabileste propriul flux informational în functie de obiectul de activitate şi amploarea activitatii desfasurate.

În consecinta, o firma mica (un boutique de exemplu) va avea un flux informational destul de simplu, în timp ce o unitate de productie poate avea un flux informational destul de complex. Daca intr-o organizatie se regasesc mai multe genuri de activitati fluxul informational poate deveni chiar foarte stufos.

În imaginea de mai jos poate fi vazut un exemplu de organizare a fluxului informational pentru o firma relativ mica care are doua gestiuni şi una sau mai multe sectii de productie

În acest model de flux informational sunt prezentate şi principalele documente care fac parte din acesta, iar mai tarziu vom reveni asupra acestui model si asupra fiecaruia din aceste documente.

Si inca ceva, fluxul informational nu este un document care trebuie scris pe hartie, stampilat si tinut undeva intr-un dosar sau lipit pe perete, asa ca nu are rost sa faceti copy&paste pe imaginea de sus. Ideea este sa va stabiliti propriul flux informational, adaptat la necesitatile firmei in care lucrati, si cel mai important, sa intelegeti ce ati facut sau ce trebuie facut. Si daca il faceti il faceti numai pentru dumneavoastra, probabil nimeni nu o sa va ceara vreodata sa-i aratati fluxul dumneavoastra informational, mai ales ca majoritatea celor care v-ar putea cere asa ceva habar nu au despre ce este vorba.

Va urma