Cum se face inventarierea

Anton KOVACS

Ne apropiem de sfârsitul anului, unii îsi fac planuri pentru vacanta de Craciun, altii îsi fac liste de cumparaturi, iar altii se pregatesc pentru inventarierea anuală.

In ultimele luni ale fiecarui an, cine este atent poate auzi în aer o rumoare “trebuie facuta inventarierea, au aparut noile norme”, ziarele titreaza pe prima pagina cu titluri de o schioapa “Norme noi !!! Modificari in organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului”, iar o mulțime de întreprinzători vă vor trimite oferte de achiziție a noilor norme.

Contabilii se trezesc brusc din amorteala si devin preocupati “...nu am timp, trebuie sa studiez Normele”, unii gestionari se indispun gândindu-se la cea mai putin dureroasă metodă de sinucidere, pe scurt, la sfarsitul anului totul, râul, ramul este preocupat de inventariere.

Dar ce este acest groaznic fenomen numit “inventarierea anuala” si cum trebuie procedat atunci cand se manifesta ? Ce trebuie sa facem pentru a nu încalca faimoasele “Norme” ?

Normele

Cu toate ca in firecare an apar noi norme pentru organizarea si efectuarea inventarierii, de fapt, în ultimii 60 de ani nu s-a intamplat nimic nou în acest domeniu.

Inventarierea asta de care se sperie toata lumea nu este decat o numarare a ceea ce ai si înscrierea pe o lista a ceea ce ai numarat. Nu-ti trebuie nici norme, nici doctoratul in economie pentu asta, și nici nu e nevoie să dai o grămadă de bani pentru a cumpăra anual maculatură inutilă.

Inventarierea nu este nici o sperietoare pentru gestionari (cu exceptia celor care au bagat botul în oala cu smantana), nimeni nu vrea sa bage neaparat gestionarii in puscarie, mai ales ca in ultimii ani un gestionar capabil a devenit o raritate.

Primii pasi

Primul pas in efectuarea inventarierii anuale este luarea deciziei.

Adica, cineva, patronul sau administratorul trebuie sa se hotarasca “da, e timpul sa mai facem si noi un inventar”, iar dupa ce a luat aceasta hotarare sa o aduca la cunostiinta celor implicati.

Deci, va emite o “Decizie de inventariere”

Atentie: decizia de inventariere va fi emisa de catre administratorul unitatii sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii, în nici un caz aceasta decizie nu este emisa de catre contabil, baiatul care se ocupa de calculatoare sau femeia de serviciu.

Decizia de inventariere este un document în care cel care ia aceasta decizie (patronul sau administratorul) stabileste care sunt comisiile de inventariere si cine face parte din ele, care sunt etapele inventarierii, asta însemnand cand incepe si cand se termina o anumita etapa

Comisia de inventariere este formată dintr-un grup de persoane din care unii care vor numara efectiv ce se afla pe rafturile depozitelor, cati bani sunt in casa etc, altii vor inscrie pe listele de inventariere ce s-a numarat si bineînteles, este bine sa fie si un sef care se încrunta la toti ceilalti, mandru de importanta functiei temporare pe care a primit-o, sef care va fi numit “Presedintele comisiei de inventariere”.

Bineînteles ca organizarea comisiei de inventariere nu este ceva batut în cuie, daca entitatea inventariata este o firma micuta, care nu are nici macar atati angajati cat sa fomeze o comisie, inventarierea poate fi efectuata din mai putine persoane, sau, în cazul ca nu exista angajati, inventarierea va fi efectuata de administratorul firmei.

Daca însa este vorba despre o firma mare, cu multe depozite si multe repere, pot exista mai multe subcomisii, cate una pentru unul sau mai multe depozite/magazii, una pentru casierie, alta pentru imobilizări etc, iar rezultatele constatate de aceste comisii vor fi centralizate de catre membrii comisiei centrale.

Indiferent cum se procedeaza important este ca toata nebunia asta cu inventarierea sa se termine cat mai repede (nefacandu-se însa rabat la calitatea acesteia) pentru a nu se bloca activitatea firmei.

Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii si contabilii de gestiune ai gestiunilor inventariate. Acest lucru este normal deoarece daca pui gestionarul sa-si numere ce are în pravalie nu vei descoperi niciodata vreo diferenta.

Este bine ca din comisie sa faca parte parte si personal tehnic, cineva care stie precis cum trebuie sa arate bunurile inventariate. Nu de alta dar s-ar putea ca în caz contrar comisia sa caute un buldozer si gestionarul sa le arate o Dacie fara roti.

Deoarece comisiile de inventariere sunt formate de regula din personalul mai mult sau mai putin calificat al firmei, se impune necesitatea ca membrii comisiilor sa fie putin instruiti, pentru a stii ce trebuie sa faca. In acest scop, la decizia de inventariere se va anexa si un “Proces Verbal de instruire”, document care este de fapt un mic manual de inventariere. Fiecare membru al comisiilor de inventariere va primi un astfel de proces verbal, iar al 2-lea exemplar, semnat de primitor, va fi inclus in dosarul de inventariere.

Pregatirea pentru inventariere

Uneori este necesar ca în afara de perioada inventarierii propriuzise sa se decida si o anumita perioada pentru pregatirea inventarierii si sa se puna la dispozitie mijloacele necesare (oameni, utilaje) pentru aceasta pregatire.

Inchipuiti-va ca urmeaza sa se faca inventarierea pe un santier, de exemplu.

Pe acel santier într-un colt este o gramada mare de caramizi, în alt colt sunt niste munti de nisip, într-o magazie sunt aruncati claie peste gramada niste saci de ciment sau cine stie ce alte minuni.

Nici macar Ministrul de Finante nu ar reusi sa inventarieze o astfel de gestiune.

Pentru a putea fi totusi inventariate, toate materialele acelea ar trebui aranjate putin, adica, punem niste oameni sa aranjeze caramizile acelea, sa spunem într-o forma de paralelipiped regulat, în asa fel încat daca numaram cate caramizi sunt pe lungime/latime/înaltime sa putem afla cate caramizi sunt in total, la fel se poate face si cu sacii de ciment, muntii aceia de nisip pot fi aranjati cu o fadroma sa aibe si ei o forma oarecare astfel încat sa se poata calcula volumul acelei forme, sticlele de Cola imprastiate în tot magazinul le adunam pe un singur raft, mai pune si gestionarul cate o eticheta acolo unde aceasta lipseste sau mai da cu o carpa sa stearga praful care s-a adunat de la ultimul inventar…

Tot in perioada de pregatirea a inventarierii ar trebui facuta confruntarea evidentei operative cu valorile din contabilitate, mai precis confruntarea fiselor de magazie cu balanta analitica a materialelor, eliminandu-se astfel o parte din erorile care pot apare.

Ca o paranteză, trebuie spus că această confruntare a evidenței operative cu evidența contabilă ar trebui făcută în fiecare lună, astfel încât dacă cineva greșește, fie gestionarul, fie contabilul, erorile să poată fi remediate cât mai repede.

Deci, daca este necesar, în decizia de inventariere va fi mentionata si perioada în care se va desfasura pregatirea pentru inventariere si cine trebuie sa ajute gestionarul în acest sens.

Când trebuie facuta inventarierea anuala ?

De regula inventarierea anuala se face spre sfarsitul anului

Sa nu îsi inchipuie nimeni ca atat comisia de inventariere cat si gestionarii vor sta de revelion sa numere borcanele de castraveti bulgaresti de pe raft.

Practic, termenul se alege în asa fel incât inventarierea sa se termine în timp util, astfel încat dupa inventariere sa mai fie timp si pentru valorificarea reultatelor acesteia. Daca este vorba despre o firma mica care are pe un raft 3 sticks-uri si 2 sticle de cola inventarierea se poate face si în ultima zi lucratoare a anului, daca însă, asa ca in exemplul precedent, este vorba despre un santier mare, probabil ca vor fi necesare mai multe zile, asa ca nu ar fi rau sa o începem în primele zile din decembrie sau chiar în cursul lunii noiembrie, nu de alta dar in decembrie nu e prea placut sa stai in frig în mijlocul curtii si sa numeri caramizi.

Inventarierea bunurilor

A sosit si dimineata zilei în care incepe inventarierea.

Toata lumea este pregatita cu clipboard-uri pe care sunt prinse foi de hartie A4, fiecare membru al comisiei are in buzunarul de la piept cate trei pix-uri, unul verde, unul albastru si unul rosu, la care se adauga 3 creioane ascutite perfect si de duritati diferite, șeful comisiei de inventariere s-a îmbrăcat în costumul de ginere, doamnele au fost aseară la coafor și nu au dormit toată noaptea din cauza emoției, toata lumea are ciorapi si chiloti curati. Toti se uita nervosi unul la celalalt dar nimeni nu stie cu ce sa inceapa.

Pai, se incepe cu “Declaratia de inventar”

Declaratia de inventar este un formular care va fi completat de catre gestionar si în care acesta declara unde sunt depozitate valorile materiale pe care le are în pastrare, unde sunt banii, daca sunt, care e ultimul document de intrare, care e ultimul document de iesire, ca nu a furat, etc.

Pentru ca tot nu au ce face, nu ar strica ca până gestionarul completeaza declaratia de inventar in 3 exemplare membrii comisiei sa faca niste copii xerox dupa documentele acelea (ultimul NIR, ultima factura, ultimul bon de consum etc) si sa le bage în dosar atasate la declaratia de inventar.

Foarte important, nici o lege sau normă nu spune asta dar, declaratia se completeaza de catre gestionar cu manuta lui, nu cu calculatorul sau de catre altcineva, nu de alta dar daca e vreo problema sa nu apara discutii de genul “…eu nu am declarat asa ceva”

Dupa completarea declaratiei de inventar, ar fi bine sa nu mai miste nimic în acea incapere pana nu se termina inventarierea.

Daca totusi trebuie eliberate bunuri din magazie sau, trebuie receptionate bunuri, pe fiecare document de intrare iesire se va scrie “Receptionat în cursul inventarierii”, respectiv “Eliberat în cursul inventarierii” si semneaza toata comisia. Totodata bunurile primite în timpul inventarierii vor fi depozitate intr-un spatiu separat, nu de alta dar altfel nu mai stie nimeni ce trebuie si ce nu trebuie numarat.

Daca inventarierea se desfasoara timp de mai multe zile, la sfarsitul fiecarei zile, atunci cand comisia paraseste incinta respectiva, aceasta va fi sigilata de catre presedintele comisiei de inventariere.

In ziua urmatoare, tot presedintele comisiei va verifica integritatea sigiliului aplicat inainte de a patrunde în acea încapere.

Doamna comisie trece la treaba.

Acum urmeaza de fapt partea cea mai importanta, numararea cantarirea, masurarea propriuzisa.

Mai precis, se ia raftul de la stanga sprea drapta (dar se poate si invers) si se numara bob cu bob ce este pe acel raft, iar cand s-a terminat cu un reper se înscrie rezultatul in lista de inventariere.

Incercati, daca spatiul permite, sa mutati bunurile numarate în alt spatiu, de exemplu, dupa ce am numarat borcanul de muraturi îl mut in cealalta parte a raftului, asta pentru ca sa nu ajungeti sa le numarati de doua ori (sau niciodata).

In cazul lichidelor, se constata ca în acel recipient/rezervor este ceea ce ar trebui sa fie (altfel riscam ca acolo sa fie, de exemplu, apa în loc de benzina), se calculeaza volumul recipientului si astfel se afla volumul lichidului. Daca este necesar se face si o masurare a densitatii pentru a putea afla cantitatea in Kg.

In cazul bunurilor depozitate vrac (produse de balastiera, cereale, etc) se deseneaza o schita a gramezii respective, se masoara cat mai precis dimensiunile, urmand ca ulterior pe baza acelei schite sa se determine care este volumul agregatului.

Aceste schite, pe care sunt inscrise dimensiuniile si formulele de calcul vor face parte din dosarul de inventariere.

In timp ce veti face aceste calcule veti afla în sfarsit de ce a fost nevoie sa învatati teorema lui Pitagora, calculul ariilor si volumelor si veti fi recunoscatori profesorilor dumneavoastra din scoala generala ca v-au invatat toate aceste lucruri si nu va faceti de rusine.

In momentul inventarierii unui reper “Fisa de magazie” pentru reperul inventariat se va bara dupa ultima pozitie, se va înscrie data inventarierii, stocul faptic (numarat pe raft) si membrii comisiei vor semna pe randul respectiv.

Bineinteles în situatia in care evidenta gestiunii este tinuta prin mijloace informatice acest lucru nu este posibil asa ca ati scapat de aceasta corvoada.

Acolo unde se poate si exista si dotarea tehnica, se va cauta ca procedura de inventariere sa beneficieze de facilitatile respective.

Astfel, într-o librarie sau un magazin en detail se poate folosi un soft conectat cu un scaner de coduri de bare automatizand într-o anumita masura inventarierea.

Procedura de inventariere descrisa mai sus este procedura ideala, dar in practica lucrurile sunt mai complicate.

Spre deosebire de un magazin, unde este de obicei cat de ordine, în magaziile unor unitati se mai gasesc tot felul de hondrobele care nu ar avea ce cauta acolo (dar nici afara nu poti sa le lasi). Nici listele alea de inventariere nu pot fi completate chiar asa usor pe spatele colegului. Mai pot apare si confuzii de denumiri, de exemplu, s-ar putea sa ne trezim cu un minus de 30 de “Tuburi fluorescente 36 W” dar sa avem un plus de 30 “Neoane de 40”, sau, minus “50 Kg ciment” si plus “1 sac ciment”.

De aceea, în practica se pot folosi niste ciorne, dupa care totul “se trece pe curat”.

Cel mai bine este ca onorata comisie sa fie in posesia unor listinguri pe care sunt trecute denumirile si unitatile de masura ale bunurilor, iar pe aceste listinguri, în timpul numararii propriu zise sa se inscrie cantitatile faptice numarate în depozit.

La sfarsitul zilei, sau dupa inventarierea unei anumite categorii de bunuri, aceste ciorne vor fi transcrise “pe curat” în listele de inventariere.

Bunurile inventariate degradate sau scoase din uz vor fi inventariate prin numarare/masurare/cantarire ca si celelalte bunuri, diferenta fiind ca vor fi inscrise pe liste separate.

La fel ca în cazul inventarierii celorlalte bunuri, si în cazul comisiilor de inventar care inventariaza mijloacele fixe este bine ca din comisie sa faca parte cineva din personalul tehnic al firmei.

Pe langa faptul ca va fi de mare ajutor la identificarea precisa a mijlocului fix, aceasta persoana va putea evalua si starea tehnica a respectivului obiect, lucru care va fi de mare folos ulterior.

La inventarierea mijloacelor fixe nu ar fi rau sa fie împrospatate, acolo unde este nevoie, si numerele de inventar înscrise pe acestea.

De aceea, nu ar strica ca atunci cand inventariaza mijloacele fixe membrii comisiei sa-si ia cu ei o cutiuta cu vopsea si o pensula subtire.

Oricum, nu sfatuiesc pe nimeni sa scrie la loc vizibil, cu vopsea galbena, numarul de inventar pe Mercedesul patronului.

Obiectele de inventar in folosinta

Acestea sunt o categorie speciala de bunuri care de regula nu se afla in magazii sau depozite ci în pastrarea personalului firmei.

De exemplu, un cleste patent, surubelnite si alte scule care sunt în dotarea unui electrician, sau lopata pe care o are Dorel in primire.

Aceste materiale sunt inscrise “Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta”, fisa care este un document completat pentru fiecare angajat în parte si pe care sunt inscrise sculele si alte obiecte pe care acesta le are în primire.

Pentru inventarierea acestora posesorului i se va cere sa prezinte comisiei fiecare obiect inscris în fisa respectiva, iar comisia va constata existenta sau inexistenta si totodata starea acestora.

In momentul inventarierii fisa va fi barata dupa ultima pozitie si semnata de membrii comisiei de inventariere.

Si in aceasta situatie, obiectele degradate vor fi înscrise pe liste separate.

Numararea s-a terminat, începe distractia

In sfarsit, dupa ce toate bunurile din patrimoniul unitatii au fost numarate, masurate, cantarite, comisia de inventariere se poate retrage în confortul de zi cu zi.

Bineinteles ca aceasta prima zi de dupa inventariere va fi începuta, respectand buna traditie, cu o mica pauza în care se vor dezbate ultimele patanii ale Elodiei sau nemaipomenitele intamplari din serialul “mama pentru soacra”, sau cam asa ceva.

Nu va lipsi cafeaua.

Dupa mica pauza va urma analizarea mormanului de hartii, fartiute, ciorne, biletele create în timpul inventarierii.

In aceasta faza nu ar fi rau sa-l chemati si pe gestionarul caruia i s-a facut inventarierea si sa-i dati o cafea, deoarece acesta va fi singurul în masura sa va spuna ca “Robinet cu sertar pana si mufe” pe care nu l-ati gasit în depozit este de fapt “Robinet Peetschiber” pe care l-ati gasit in plus.

De nelipsit este si contabilul de gestiune, care va va ajuta sa aflati care sunt de fapt stocurile scriptice, mai ales daca la gestiune nu existau fise de magazie “pe carton”.

In cazul nepotrivirilor nu este rau daca si contabilul de gestiune îsi verifica hartiile, nu numai gestionarii gresesc ci se mai intampla si contabililor sa greseasca din cand in cand.

Dupa lamurirea eventualelor nepotriviri se începe completarea “pe curat” a listelor de inventariere.

Acestea se vor intocmi separat pentru fiecare gestiune în parte si pe categorii de bunuri.

Astfel, va exista o lista de inventariere de una sau mai multe pagini pentru marfuri, alta pentru materii prime, alta pentru alte materiale consumabile, alta pentru obiecte de inventar aflate in magazie, alta pentru obiectele de inventar aflate in folosinta si alta pentru mijloace fixe.

Daca bunurile inventariate se afla in mai multe locatii se vor intocmi liste de inventar separate pentru fiecare locatie.

Pentru bunurile degradate se vor întocmi liste de inventar separate, pentru bunurile tertilor se vor intocmi din nou liste separate.

Pe fiecare lista se vor înscrie denumirea bunului, unitatea de masura, pretul unitar, stocul faptic, stocul scriptic, diferentele cantitative în plus sau în minus si diferentele valorice în plus sau in minus.

Pe listele cuprinzand obiectele de inventar în folosinta, nu este obligatoriu dar este bine, sa se inscrie si numele si prenumele persoanei care are în pastrare bunul respectiv.

Fiecare pagina a listei de inventar va fi semnata de catre membrii comisiei de inventariere, de catre gestionar si de catre contabilul care certifica realitatea stocurilor scriptice.

Pentru intocmirea listelor de inventar pot fi folosite si metode informatice, de exemplu o aplicatie care va arata lista de inventar gata completata iar secretarului comisiei nu-i ramane decat sa modifice stocurile faptice acolo unde acestea nu sunt egale cu cele scriptice.

Dar, din nou, semnaturile nu le va face calculatorul.

La sfarsitul fiecarei liste de inventariere gestionarul va scrie o mica declariatie “post inventariere”.

Aceasta va arata cam asa:

“Subsemnatul _____________ gestionar al ________________________________

declar, ca toate valorile materiale si banesti aflate in gestiunea mea au fost inventariate in prezenta mea corect, fara nici o omisiune, aceste fiind trecute in listele de inventar.

Deasemenea declar ca nu am nici o obiectiune privind modul de efectuare a inventarierii.”

Nu multa lume stie acest lucru dar, scopul acestui text este ca gestionarul sa confirme suplimentar realitatea datelor înscrise in listele de inventar, nu printr-o simpla semnatura, care poate fi relativ usor imitata ci printr-un text mult mai lung care poate fi analizat intr-o eventuala expertiza grafologica. De aceea acest text va fi scris obligatoriu “de mână”.

Dupa completarea si semnarea listelor de inventariere, în cazul în care exista diferente, gestionarului i se va cere o declaratie suplimentara în care sa justifice aceste diferente.

De exemplu, o astfel de justificare poate fi ceva de genul “…minusul de 10 becuri de 55W constatat lipsa se datoreaza confuziei care poate fi generata de aspectul asemanator cu becurile de 60W, unde s-a constatat un plus de 10 buc”.

Gestionarul va trebui sa justifice in declaratie fiecare pozitie la care s-au constatat diferente în plus sau în minus fata de stocul scriptic.

Urmatorul pas este inscrierea concluziilor rezultate din inventariere in “Procesul verbal al inventarierii”

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, în principal, urmatoarele elemente:

– alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, în termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Atentie, nu propuneti compensari între produse care nu pot fi confundate unele cu celelalte. Nimeni nu va crede ca gestionarul a putut confunda 150 kg de cuie cu un frigider, chiar daca cele doua pozitii au aceeasi valoare.

Dosarul de inventariere

In principiu, dosarul de inventariere al unei comisii care s-a ocupat de o gestiune de materiale, marfuri sau alte bunuri asemanatoare ar trebui sa cuprinda urmatoarele piese, de sus in jos:

Decizia de inventariere

Procesul verbal de instruire a comisiei de inventariere

Procesul verbal al inventarierii

Copii dupa documentele de inregistrare a minusurilor/plusurilor constatate

Declaratia gestionarului

Declaratia de inventar

copii dupa ultimele documente de intrare/iesire din gestiune (ultima receptie, ultima factura, ultimul bon de consum etc)

Listele de inventariere

Anexe (schite efectuate cu ocazia inventarierii, formule de calcul etc)

Nu ar strica ca în fiecare dosar de inventariere (materiale, mărfuri, casierie, banca, casa, furnizori, clienti etc. să existe și câte o balanță analitică a conturilor respective, balantă care să reflecte stocurile sau sumele la data inventarierii

Dosarul de inventariere va fi intocmit în minim 2 exemplare, unul pentru conducerea unitatii si unul pentru gestionar. Nu ar strica sa existe si un al 3-lea exemplar pentru serviciul de contabilitate.

Semnaturile de pe toate exemplarele vor trebui sa fie originale, nu copii.

Daca la o anumita gestiune exista mai multi gestionari documentele vor trebui semnate de catre toti acesti gestionari.

Daca listele de inventariere cuprind bunuri ale unor terti, se va intocmi un exemplar în plus al listei respective care va fi inmanat tertului respectiv.

Valorificarea inventarierii

Am ajuns la momentul în care dosarul de inventariere este finalizat, snuruit si sigilat, comisia a facut recomandarile necesare, gestionarul a declarat ce a avut de declarat.

Acum nu mai ramane decat ca administratorul sa aprobe (sau sa nu aprobe) recomandarile comisiei, inclusiv recomandarile cu privire la scoaterea din patrimoniu a bunurilor care dintr-un motiv sau altul nu mai pot fi folosite.

Daca administratorul aproba declasarea se va intocmi un proces verbal în care administratorul aproba descasarea bunurilor, la acesta se adauga listele de inventar cu bunuri degradate sau uzate moral intocmite deja de catre comisie, si bunurile vor fi vandute la o firma de recuperare.

Exista si posibilitatea ca aceste bunuri sa fie distruse în incinta unitatii, si o parte din componente sau din materialele rezultate sa fie recuperate (de exemplu, dintr-o lopata distrusa se poate recupera o anumita cantitate de lemn care poate fi folosit pentru foc si o anumita cantitate de fier care se vinde la fier vechi, dintr-un calculator poate se mai recupereaza harddisk-ul, placa video, placa de retea etc iar carcasa se vinde tot la fier vechi).

In aceasta situatie în procesul verbal de casare/declasare se mentioneaza si materialele recuperate (denumire, cantitate, pret), intrarile respective vor fi inregistrate si ele în evidenta operativa iar în cazul in care se predau (vand) unei firme de recuperare vor fi scazute din gestiune pe baza facturii.

Poate exista situatia în care sa nu stim care va fi pretul de vanzare si poate nu putem sa cantarim exact aceste deseuri (poate nu avem un cantar asa de mare). Atunci cand avem o astfel de situatie cel mai practic este sa se procedeze in urmatorul fel: facem un aviz de însotire, ducem fierul vechi la recuperatori, acestia îl vor cantari si ne vor comunica pretul. Facem si factura cu pretul si cantitatile respective si operam iesirea în evidenta operativa.

In cazul obiectelor de inventar aflate în folosinta chemam muncitorul sa-si predea masina de gaurit defecta, gestionarul semneaza de primire pe fisa obiectelor de inventar în folosinta, se opereaza în evidenta operativa restituirea in gestiune a bunului, dupa care se urmeaza procedura de mai sus, bunul se distruge, daca este cazul se face intrarea in gestiune a deseurilor rezultate si acestea se folosesc, se vand sau pur si simplu, daca valorificarea nu este posibila, se arunca la gunoi.

O alta masura pe care trebuie sa o ia administratorul în cadrul masurilor de valorificare a inventarierii este recuperarea pagubelor datorate minusurilor de inventar. Daca conducatorul unitatii decide ca gestionarul trebuie sa plateasca se va intocmi o decizie de imputare cu valoarea bunurilor constatate lipsa în inventar, la care se adauga valoarea TVA-ului aferent, casierul merge la casierie si plateste. Chitanta se include si ea în dosarul de inventariere.

Daca gestionarul nu are la el destui bani pentru a acoperi paguba, aceasta suma va fi înregistrata in contabilitate intr-un cont analitic distinct si se va urmari recuperarea ei.

Nu în ultimul rand, toate minusurile, plusurile, compensarile declasari, intrari si vanzari de deseuri etc. vor fi inregistrate în evidenta operativa a gestiunii (si bineinteles si în contabilitatea unitatii), altfel toata inventarierea nu are nici o finalitate.

Practic, dupa inventariere nu ar mai trebui sa existe nici o diferenta între ceea ce se gaseste pe teren (adica stocurile faptice inscrise în listele de inventarere) si contabilitate.

Si acum puteti sa rasuflati usurati, ati scapat de ceea ce era mai greu.

Inventarierea conturilor din banci

Pentru fiecare cont luati extrasul de cont din ultima zi a anului (sau din ultima zi bancara), faceti o copie si bagati-o în dosarul de inventariere.

Soldul de pe extrasul de cont va fi inscris in “Registrul inventar”

Inventarierea casieriei

In ultima zi a anului (sau ultima zi lucratoare) comisia de inventariere respectiva merge la casierie, casierul completeaza o declaratie de inventar, se face cate o copie dupa ultimul document de plata si ultimul document de încasare, se numara toti banii, se completeaza un monetar (monetarul este de fapt o lista de inventariere pentru bani) si se îndosariaza toate aceste documente.

De obicei, la casierie se mai depoziteaza si alte valori, bonuri de masa, timbre etc.

In aceasta situatie se vor intocmi liste de inventar si pentru aceste bunuri.

Inventarierea soldurilor clientilor si furnizorilor

In perioada de pregătire a inventarierii fiecarui client i se va trimite un “Extras de cont” la care se va anexa “Fisa clientului”

Clientul respectiv va compara fisa primita de la dumneavoastra cu fisa furnizorului din contabilitatea proprie si va confirma extrasul de cont primit.

Practic, dupa completare va decupa partea de jos a extrasului si o va expedia catre dumneavoastra.

Toate aceste confirmari semnate si stampilate vor fi incorporate in dosarul de inventariere.

In cazul furnizorilor se întampla exact invers, furnizorul va trimite extrasul, acesta va fi comparat cu sumele din contabilitatea dumneavoastra, veti semna si stampila confirmarea, o decupati si o trimiteti furnizorului.

La dosarul de inventariere se vor anexa extrasele primite (partea de sus a acestora).

In dosarul de inventariere se va anexa și căte o fișă a furnizorului sau clientului, pentru fiecare furnizor și client care are sold la data inventarierii.