Fluxul operaţional, evidenţa operativă şi contabilitatea operaţiuniilor de producţie din punct de vedere informatic

Pentru a exemplifica cum trebuie ţinută evidenţa operativă şi cum trebuie contabilizate operaţiunile la firmele care produc diverse bunuri și unde intervine informatizarea, vom lua ca exemplu o firmă care cumpără componente de calculator, asamblează/produce calculatorul după care îl vinde unui client oarecare.

Pentru început avem ceva de genul acesta:

Şi o factură care arată cam aşa

Unii vor face o contabilitate global-valorică, (ceea ce este greșit în această situație) adică se va înregistra factura fără nici un fel de detalii ci pur si simplu ca o marfă care se numeşte “calculator”, preţul de achiziţie va fi valoarea fără TVA înscrisă pe factură, preţul de vânzare va fi preţul inclusiv TVA care va fi facturat clientului.

Alţii vor produce aproximativ 256 de tabele în EXCEL, le vor lista pe toate şi le vor îndosaria, situaţie în care nici nu mai contează ce scrie acolo pentru că oricum nimenu nu înţelege nimic, nici măcar cel care a făcut acele tabele, cu toate că i s-au părut foarte clare în momentul întocmirii lor.

Alţii nu vor mai face nimic ci vor da factura contabilei care va băga două formule în programul ei de contabilitate şi cu asta a terminat ce avea de făcut.

Fie că este vorba despre o firmă care asamblează calculatoare, face termopane, tâmplărie, vapoare sau de un combinat siderurgic, în continuare vom învăța cum trebuie înregistrate toate operaţiile necesare pentru a face o treabă pe care o înţelege oricine se uită la ea, nemaifiind nevoie de explicaţii suplimentare şi tot felul de tabele explicative şi în final toată lucrarea să şi folosească celor care au nevoie de datele respective.

Si mai ales unii vor putea învăța cum trebuie conceput un sistem informatic eficient dar care să permită și un control strict al operațiunilor.

***

Pentru început, după ce gestionarul numără şi verifică bunurile înscrise în factură, acesta va face Nota de Recepţie, căreia unii îi spun şi NIR:

Nota de recepţie este un document care va fi întocmit OBLIGATORIU de gestionar. Nu de contabil, nu de paznicul de la poartă, nu de cine știe ce program informatic ci de gestionar. Și foarte important, nota de recepție va fi semnată de gestionar, manual sau cu o semnătură electronică, pentru că altfel există posibilitatea ca gestionarul să spună că în gestiunea sa nu au intrat respectivele bunuri.
Dacă ne uităm atent la exemplul de mai sus vom observa că în această situaţie nota de recepţie va fi completată cu preţurile, denumirile şi cantităţile înscrise în factura de la furnizor.
Dar, dacă este necesar şi dacă ne ajută putem adapta la nevoile noastre unele lucruri pe care le înscriem în NIR.
De exemplu, dacă am cumpărat 2 plăci video şi nu dorim să urmărim pe viitor ce se întâmplă cu fiecare din aceste plăci video, vom înscrie în NIR denumirea “Plăci video” şi cantitatea 2, aşa cum e scris şi pe factură.
Dar dacă dorim să urmărim fiecare placă în parte (de exemplu pentru onorarea garanţiilor ulterioare) vom înscrie fiecare din cele două plăci video pe o poziţie separată, adăugând la denumire şi seria plăcii.
Sau, dacă pe factură scrie “Cuie construcţii 60” iar noi ştim că avem deja în gestiune cuie de acest fel, dar denumirea acestora este “Cuie 60” vom adapta denumirea de pe NIR astfel încât să nu avem în stoc acelaşi lucru cu două denumiri.
La fel şi preţul poate fi adaptat, de exemplu dacă cumpărăm o cutie de vopsea şi furnizorul ne-a facturat sepatat ambalajul, care nu este refolosibil, vom cupla cele două repere obţinând un nou reper “Cutii vopsea” care va avea preţul egal cu cel al vopselei + cutia respectivă.
Important este ca Nota de receptie să reflecte cât se poate de mult realitatea de pe teren şi bineînţeles că valoarea notei de recepţie trebuie să fie egală cu valoarea facturii.
Nota de recepţie va fi întocmită în cel puţin două exemplare, unul pentru contabilitate iar altul pentru gestionar, ataşam factura originală la exemplarul pentru contabilitate şi în acest moment putem spune că materiile prime au fost înregistrate în gestiune.

***

Următorul pas este ca cel care se va ocupa de asamblarea calculatorului să ridice de la magazie componentele necesare. Pentru ca gestiunea să fie descărcată, adică pentru a se transfera responsabilitatea valorilor respective de la gestionar (care nu le mai are în depozit, deci nu poate să răspundă pentru ele) către persoana care le-a ridicat din depozit, se va întocmi un Bon de consum.

Pe bonul de consum se vor înscrie denumirea şi preţul unitar al componentelor care au fost ridicate de la magazie, exact aşa cum au fost ele înscrise în Nota de recepţie. Cantităţile înscrise în bonul de consum vor fi strict cele ridicate din magazie/depozit. Bonul de consum va fi întocmit în cel puţin 3 exemplare, unul la gestionar, unul pentru contabiitate şi unul care va însoţi bunurile eliberate din magazie.

***

Oricând vom avea o intrare în gestiune (de la furnizor, din producţie, din transfer) sau o ieşire din gestiune (consum vânzare, transfer) vom completa Fişa de Magazie, un document care ne ajută să ştim în orice moment când a intrat un anumit bun, de unde, când a ieşit, unde a ieşit, cât mai avem în stoc din acel bun. O fişă de magazie este individualizată prin denumire, unitate de măsură şi preţ. In concluzie, dacă vom avea două bunuri identice dar cu preţuri diferite vom avea şi două fişe de magazie diferite.

***

In sfârşit băieţii de la secţia de asamblare au terminat calculatorul, i-au instalat sistemul de operare şi au verificat ce era de verificat. Dar calculatorul încă nu poate fi vândut deoarece din punct de vedere scriptic noi încă nu avem un calculator ci doar nişte piese într-o încăpere vecină.

Pentru a avea un calculator va trebui să stabilim în primul rând ce preţ va avea acel calculator.

Calculul preţului nu are legătură cu subiectul despre care vorbim aici, dar este important de ştiut că acest preţ va trebui să cuprindă preţul componentelor încorporate în acel calculator, preţul manoperei, al curentului folosit, al transportului, tot ce înseamnă cheltuială în acea firmă la care se adaugă bineînţeles şi un profit onest.

Şi atunci cănd preţul a fost stabilit seful băieţilor care asamblează calculatoare va întocmi un Bon de predare, document care împreună cu calculatorul va fi predat gestionarului, care va înregistra operaţiunea în fişa de magazie corespunzătoare.

Nu este obligatoriu ca la intrarea în gestiune să mai facem şi o notă de recepţie, putem să înregistrăm intrarea şi pe baza bonului de predare dar cred că pentru coerenţă este bine să facem şi un NIR, astfel încât toate intrările să fie făcute în baza unei note de recepţie. Iar în condiţiile în care bonul de predare merge la contabilitate gestionarul va avea şi el un document de intrare pe care să-l ataşeze la dosarul personal.

***

In sfărşit avem în magazie un calculator nou nouţ pe care nu mai trebuie decât să-l vindem unui client.

Pentru aceasta vom întocmi Factura

Factura va fi întocmită în 3 exemplare, unul la client, unul la contabilitate şi unul la gestionar.

Iar dacă clientul ne-a plătit cash vom întocmi şi o chitanţă (sau în locul facturii și al chitanței vom emite un bon fiscal pentru suma încasată), chitanţa fiind şi ea întocmită în cel puţin 2 exemplare, unul la registrul de casă şi unul la client. Nu ar strica încă un exemplar de chitanţă astfel încât cel de-al 3-lea exemplar să ajungă la contabil.

In acest moment putem considera că fluxul este încheiat, am cumpărat nişte componente, am produs din aceste componente un calculator, am vândut calculatorul respectiv şi am încasat contravaloarea acestuia.
Şi pe deasupra am întocmit nişte documente care îl vor încânta chiar şi pe cel mai exigent reprezentant al organelor de control.

***

Am înregistrat o mulţime de documente frumoase dar, dacă tot am făcut-o poate ar fi interesant să obţinem mai multe beneficii în schimbul muncii depuse. Cine ar mai putea profita de evidenţa noastră operativă ?
Poate patronul ar dori să afle cât au costat componentele folosite într-un calculator. Nimic mai simplu, nu trebuie decât să se uite la “Situaţia consumurilor reparizate pe lucrări” şi va afla acest lucru, fie pentru un produs/lucrare, fie pentru toate produsele realizate într-un anumit interval:

Poate unui client i s-a stricat calculatorul în garanţie şi ne interesează care este furnizorul unei anumite componente. Accesăm fişa de magazie şi vedem cine este furnizorul, cu ce NIR a fost recepţionată piesa respectivă şi astfel ajungem la factura de la furnizor.

Dacă dorim să aflăm care este stocul pentru un anumit reper aflăm acest lucru din fişa de magazie sau balanţa analitică a bunurilor din gestiune. In mod normal un simplu click ar trebui să ne scoată inventarul. Putem vedea cât avem de plătit unui furnizor consultând “Fişa furnizorului”, sau o listă cu furnizorii neachitati, la fel cum putem vedea cât mai avem de încasat de la un client consultând “Fişa clientului” sau o listă cu clienţii neîncasaţi, putem vedea ce mai avem în magazie consultând “Registrul stocurilor”, putem face statistici pentru a vedea ce se vinde sau ce nu se vinde. Lista nu se opreşte aici.

Aici se încheie primul pas.

Până la acest punct, datele au fost procesate folosind mijloace informatice: factura a fost preluată automat sau nu din sistemul e-factură de către gestionar care a verificat fiecare poziție de pe aceasta, gestionarul – cel care are cunoștințele necesare –  a văzut și a numărat bunurile, a ajustat denumirile sau alte informații, după caz și si-a asumat răspundeera pentru gestiunea acestor bunuri întocmind Nota de Recepție. În cazul cel mai fericit sistemele informatice au generat, de asemenea, formule contabile, în funcție de datele introduse de gestionar, dar acestea trebuie verificate.

Și de aici începe pasul al doilea, munca contabilului. O etapă în care datele sunt prelucrate tot cu ajutorul mijloacelor informatice, dar care necesită controlul inteligenței umane, deoarece nu trebuie să uităm că datoria contabilului nu este doar de a înregistra operațiuni, ci și de a verifica corectitudinea și realitatea operațiunilor efectuate de cei aflați pe o treaptă inferioară, la fel cum și el va fi verificat ulterior, automat sau altfel, de ccătre ei de pe o treaptă superioară. Contabilul trebuie să verifice ca fiecare din pașii descriși mai sus să fie parcurs, că nu merge să cumpărăm carne tocată și să vindem sarmale.
Este posibil ca un sistem automat să se adapteze la aceste nevoi, dar asta ar necesita o “reconstrucție” a unei părți a sistemului contabil din România, și asta este un alt subiect.

Periodic, de obicei lunar, contabilul și responsabilul cu evidența operativă vor realiza “Confruntarea evidenței operative cu cea contabilă” și vor efectua corecțiile necesare.

Foarte important, erorile nu vor fi corectate decât de către persoana responsabilă de nivelul respectiv: contabilul nu corectează greșelile gestionarului, ci i le comunică pentru a fi remediate și verifică dacă acest lucru a fost făcut; patronul, gestionarul sau Ministrul Finanțelor nu corectează erorile contabilului. Nici un participant în fluxul informațional nu poate interveni asupra datelor aflate la un alt nivel; pot avea drepturi de acces pentru vizualizare, dar nu și drepturi de modificare.

Contabilul va prelua datele generate de sistemul de evidență operativă sau va reintroduce manual conturile și sumele pe baza documentelor deja validate de gestionar, va verifica fiecare document primar – deoarece contabilitatea se bazează pe documente certificate prin semnătura responsabilului, nu pe discuții sau tabele Excel – și va face corecțiile necesare.

Contabilitatea operațiunilor de producție este destul de simplă și foarte frumoasă.

Presupunem că avem un contabil conştiincios care nu va copia pur şi simplu datele din registrul jurnal generat de sistemul informatic folosit pentru evidenţa operativă ci va lua încă o dată documentele “la mână” şi le va conta, existând astfel un dublu control care va permite evitarea unor erori.
Primul document pe care îl vom conta este NIR-ul în care a fost înregistrată intrarea de componente de la furnizor.

Deci vom avea următoarele formule contabile:

Intrarea de materii prime:

Trecem la bonul de consum:

Inregistrarea calculatorului produs (bonul de predare):

Descărcarea din gestiune a calculatorului în momentul vânzării

Şi vânzarea către client pe baza facturii:

Şi încasarea (chitanţa):

În final munca de o lună a contabilului se va regăsi, cu lux de amănunte, în Registrul Jurnal

Aici, dacă am trăi într-o lume condusă de oameni inteligenți, s-ar încheia “Pasul 2” și munca contabilului, cel puțin în privința operațiunilor descrise.
Tot ce mai trebuie să facă acesta este să dea un click pe un buton, iar datele din Registrul Jurnal vor fi transmise automat către ANAF, după care munca va fi preluată exclusiv de către mașini.

În “Pasul 3”, serverele acestei instituții, după ce li s-au transmis toate informațiile necesare, le vor verifica, le vor compara cu datele transmise de alte companii, vor genera balanțe, bilanțuri, SAF-T-uri sau orice alte declarații de care au nevoie, vor extrage date statistice, vor adapta datele respective astfel încât să corespundă cu cerințele din alte state, etc. Unele date, cele referitoare la personal, de exemplu, vor fi trimise către calculatoarele altor instituții pentru o prelucrare ulterioară.

Toate aceste operațiuni -în prezent mari consumatoare de timp și care necesită cunoștințe de specialitate- se realizează automat și într-un format uniform cu ajutorul tehnologiei informatice, abia aici având loc fenomenul care se numește “comunicare mașină-mașină”.
Deoarece datele necesare sunt deja introduse și verificate în primul rând de niște specialiști și după aceea de niște algoritmi, nu mai este nevoie de intervenția umană decât pentru întreținerea sistemelor de calcul sau paza acestora.

Dacă ați citit cu atenție până aici, ați observat probabil că din acest lanț a dispărut o verigă; vă las pe voi să ghiciți care.

Aţi văzut ce simplu a fost ?