• Generarea documentelor în format *.pdf și expedierea prin e-mail a facturilor

    by  • 08/02/2017 • Manuale de utilizare

    1. Instalarea driverului necesar pentru generarea fișierelor în format *.pdf

    Foarte mulți utilizatori pun întrebarea “este posibilă generarea facturilor în format *.pdf ?”

    Bineințeles că acest lucru este posibil.

    Dar, pentru a genera un document în format *pdf este necesară instalarea unui “driver” destinat acestui scop, adică a unui program capabil să transforme fișierul dorit într-un fișier *.pdf,

    Cine va căuta va descoperi că există nenumărate drivere de pdf, unele pe bani, altele gratuite, unele cu anumite limitări, altele fără nici o limitare. Chiar și Windows-ul în ultima versiune dispune de un astfel de printer.

    Pentru a ușura sarcinile utilizatorilor, indiferent de sistemul de operare folosit de aceștia, am ales ca anexă a programelor noastre un program care este gratuit, opensource și funcționează fără nici o limitare, Bullzip PDF Printer.

    text-separator-21

    Pentru a instala driverul necesar pentru generarea de fișiere în format *.pdf nu trebuie decât sa accesați pagina Configurare->Configurare program 2 și în secțiunea dedicată configurării driverului de pdf să dați un click pe butonul Descarcare si instalare driver 

    In funcție de viteza conexiunii dumneavioastra la internet descărcarea driverului ar putea să dureze un pic.

    Instalare driver_pdf_1

    După ce fișierele necesare pentru instalarea driverului a fost descărcat și decomprimat instalarea va decurge la fel ca în cazul instalării oricărei alte aplicații:

    Instalare driver_pdf_2

    Instalare driver_pdf_3

    Instalare driver_pdf_4

    Instalare driver_pdf_5


    După instalarea driverului va fi nevoie să repornim programul, iar la repornire vom constata că în toate secțiuniile care permit listarea a apărul și un buton “PDF”

    list_pdf

    Pentru a genera un document în format *.pdf vom proceda asemănător ca în cazul listării, vom alege documentul dorit, și vom da click pe butonul PDF. In funcție de opțiuniile selectate în privința denumirii fișierului *.pdf, acesta va fi salvat pe desktop sau în alt loc, având ca denumire codul fiscal al clientului, numărul facturii etc.

    fisier_pdf

    Se poate selecta și opțiunea ca fișierul să fie deschis automat în vederea unei prelucrari ulterioare.

    factura_pdf

    text-separator-21

    2. Expedierea facurilor prin e-mail

    Odată ce avem la dispoziție o factura în format *.pdf expedierea acesteia prin email este un lucru cât se poate de simplu, pur și simplu o atașăm la un mail.

    Dar, și aici programul ne poate ajuta.

    Dacă odată cu introducerea datelor firmei noastre în program am completat și adresa noastră de e-mail

    introdu adresa_email1

    și dacă am instalat driverul de pdf, vom constata că în secțiuniile care permit listarea facturilor, lângă butoanele “Listare” și “PDF” a apărul și un buton “E-mail”.

    expediere_factura

    Pentru a expedia prin e-mail o factură către un client nu trebuie decât să dăm un click pe acest buton.

    Dacă sistemul de securitate al Windowsului vă afișează un mesaj în care sunteți întrebat dacă permiteți rularea unei anumite aplicații, confirmați dând click pe “Allow acces”.

    download

    Dacă, odată cu introducerea datelor respectivului client am omis să completăm și adresa de e-mail a acestuia, programul ne-o va cere în momentul expedierii facturii.

    introdu adresa_email2

    Imediat după aceasta clientul căruia i-am expediat factura va primi un e-mail asemănător cu acesta:

    email

    După cum se poate observa, fișierul în format *.pdf nu a fost atașat mailului trimis către client, ci este stocat pe un server de unde poate fi descărcat și de unde va fi șters după 48 de ore.

    Am procedat în acest fel pentru că există posibilitatea ca serviciul de mail al clientului să nu permită mesaje cu atașamente sau să le mute în folderul “Spam”.